Medewerker Bestuurssecretariaat

Functie

Als bestuurssecretaresse ben jij de spil voor de burgemeester en de wethouder. Je beheert hun agenda's, bent hun eerste aanspreekpunt en zorgt voor overzicht, structuur en een gedegen voorbereiding van afspraken zodat zij zich van hun beste kant kunnen laten zien.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: plannen en coördineren van afspraken en lange termijnplanning.
• Eerste aanspreekpunt: contact met interne en externe partijen en afhandelen van correspondentie.
• Voorbereiding: zorgdragen voor inhoudelijke en praktische voorbereiding van meetings.
• Organisatie: organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Informatievoorziening: relevante informatie ophalen bij collega’s en externe contacten.
• Communicatie: verzorgd en correct e-mailverkeer en representatie naar buiten.

Gewenste vaardigheden en eigenschappen

• Uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Proactieve houding en oog voor detail; je durft een plus te leveren in de voorbereiding.
• Vertrouwd met plannen op korte en lange termijn.
• Sterk in samenwerken met verschillende contactpersonen.
• Flexibiliteit in taken en uren.

Eisen:

1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie in de afgelopen 6 jaren
2. Minimaal 24 uren per week beschikbaar op locatie voor de opdracht

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden
• Aantoonbare werkervaring met ondersteuning van een burgemeester
• Aantoonbare werkervaring met de overgang van oud naar nieuw college
• Aantoonbare werkervaring met het bijdragen aan de doorontwikkeling van een bestuurssecretariaat
• Aantoonbare werkervaring met het samenwerken binnen een team van bestuurssecretaresses
• Aantoonbare werkervaring met kabinetszaken
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.