Officemanager Griffie

Officemanager Griffie

Jij bent het administratieve en secretariële hart van de Griffie. Je zorgt ervoor dat de bestuurlijke besluitvorming van de gemeenteraad soepel en professioneel verloopt.

Wat ga je doen?

Belangrijkste werkzaamheden

• Registreren en plaatsen van documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs en verzorgen van de volledige administratieve afhandeling;
• Actief bewaken van alle termijnen binnen het besluitvormingsproces;
• Zorgen voor correcte en uniforme naamgeving van documenten volgens de schrijfwijzer, zodat alles goed vindbaar is in zoekmachine Raadzaam;
• Beheren van de mailbox van de griffie en berichten tijdig en zorgvuldig afhandelen, in afstemming met de griffier en raadsadviseurs;
• Eerste aanspreekpunt zijn voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren en externe relaties en hen vriendelijk en servicegericht helpen;
• Ondersteunen van de forumgriffiers bij het opstellen van conceptagenda’s en publiceren van de forumagenda’s na vaststelling door het presidium; later ook verzorgen van de publicatie van de raadsagenda;
• Secretariële ondersteuning bieden aan de griffier en raadsadviseurs zodat zij zich op inhoud en advisering kunnen richten;
• Contact onderhouden met inwoners, bijvoorbeeld bij aanmeldingen om in te spreken tijdens een forum of raadsvergadering;
• Organiseren van bijeenkomsten, inclusief zaalreserveringen, catering en benodigde faciliteiten;
• Moniteren van de publicatie van documenten op officielebekendmakingen.nl na vaststelling door de gemeenteraad;
• Uitvoeren van kwaliteitsverbeterende werkzaamheden in het raadsinformatiesysteem iBabs;
• Verrichten van diverse andere administratieve werkzaamheden die bijdragen aan een goed functionerende griffie.

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning
3. Uiterlijk beschikbaar 1 september 2026 voor minimaal 36 uur per week
4. Aantoonbaar beschikbaar op maandag, dinsdagmiddag en woensdag fysiek aanwezig zijn in het gemeentehuis in Rijswijk vanaf 9.00 uur; op donderdag en vrijdag thuiswerken vanaf 9.00 uur

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager bij een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het raadsinformatiesysteem iBabs
• Aantoonbare werkervaring met het tegelijkertijd schakelen met interne en externe stakeholders

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.