Ondersteuning bestuurlijke secretariële processen

Functieomschrijving

Je levert tijdelijke ondersteuning bij de inrichting, coördinatie en uitvoering van bestuurlijke secretariële processen rondom de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders. Je structureert en optimaliseert werkprocessen zodat afspraken efficiënt, tijdig en zorgvuldig plaatsvinden, met nadruk op overzicht, structuur en voortgangsbewaking.

Belangrijkste resultaten

• Een effectief en overzichtelijk ingerichte agenda- en planningsstructuur voor bestuurlijke overleggen
• Tijdig en volledig verzorgen van vergaderstukken in Notubiz
• Gestructureerde en zorgvuldige afhandeling van (vertrouwelijke) correspondentie
• Professionele organisatie van bestuurlijke bijeenkomsten en werkbezoeken
• Een duidelijk en efficiënt ingericht communicatie- en contactproces voor interne en externe stakeholders

Kerntaken

• Coördineren en structureren van bestuurlijke agenda's
• Voorbereiden en completeren van vergaderstukken
• Bewaken van voortgang en deadlines binnen bestuurlijke processen
• Beheren van mailboxen en correspondentie
• Organiseren van bijeenkomsten en bestuurlijke momenten
• Afstemming met interne en externe stakeholders

Kandidaatprofiel

• Ervaring: Aantoonbare ervaring met bestuurlijke ondersteuning binnen een gemeentelijke of (semi)overheidsorganisatie
• Kennis: Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen
• Vaardigheden: Sterke organisatorische vaardigheden en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen
• Integriteit: Ervaring met vertrouwelijke informatie en politieke sensitiviteit
• Werkwijze: Zelfstandig, proactief en resultaatgericht

Gevraagde competenties

• Organisatiesensitiviteit
• Nauwkeurigheid
• Plannings- en organisatievermogen
• Communicatieve vaardigheden

Eisen:

1. Werk- en denkniveau - Minimaal een afgeronde mbo-opleiding niveau 4
2. Aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse of vergelijkbare rol binnen een gemeentelijke of (semi) overheidsorganisatie. Aantoonbare ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen
3. Beschikbaar voor minimaal 32 - 36 uur per week

Wensen:

• Kandidaat heeft relevante werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie. Kandidaat heeft ervaring met het werken met vertrouwelijke informatie
• Kennis van gemeentelijke organisaties - Kandidaat heeft kennis en ervaring met Politiek- bestuurlijke sensiviteit
• Kandidaat heeft een aantoonbare afgeronde mbo-4 opleiding
• Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria. Tijdens het interview wordt de kandidaat onder andere getoetst op de gewenste competenties en de mate van geschiktheid voor de uit te voeren werkzaamheden

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.