Project secretaris

Team

Afdeling: Team Veiligheid, cluster Openbare Orde en Veiligheid

Functieomschrijving

Je ondersteunt de projectleider van het programma Weerbare Samenleving bij de uitvoering van drie deelprojecten. Het programma richt zich op de implementatie van VNG-maatregelen om de organisatie en inwoners beter voor te bereiden op maatschappelijke crises en verstoringen. Je levert administratieve en organisatorische projectondersteuning zodat de projectleider zich kan richten op inhoudelijke aansturing en realisatie van projectresultaten.

Taken en verantwoordelijkheden

• Secretariële en organisatorische ondersteuning: plannen en organiseren van vergaderingen, beheren van agenda's, voorbereiden en versturen van agenda's en vergaderstukken.
• Notuleren en rapportage: notuleren van bijeenkomsten, opstellen en verspreiden van verslagen, bijhouden van actie- en besluitenlijsten.
• Evenementorganisatie: ondersteunen bij de voorbereiding en uitvoering van interne en externe bijeenkomsten.
• Afstemming: zorgen voor adequate afstemming tussen betrokken projectgroepen en stakeholders.
• Samenwerking: nauw samenwerken met de projectleider Weerbare Samenleving en deel uitmaken van het team.

Werktijden en locatie

Beschikbaarheid: inzet op maandag, dinsdag en donderdag. Voor vergaderingen en bijeenkomsten wordt fysieke aanwezigheid op locatie gewenst.

Samenwerking en organisatie

• Inbedding: de werkzaamheden maken integraal deel uit van de reguliere bedrijfsvoering en vinden plaats binnen de bestaande organisatiestructuur.
• Teamrol: je neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager.
• Prioriteiten: werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.
• Continuïteit en kennisborging: de rol vraagt om structurele inbedding binnen het team voor continuïteit en nauwe samenwerking met interne stakeholders.

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
2. Aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker, managementassistent, projectondersteuner of backofficemedewerker in de afgelopen 5 jaar
3. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het plannen, organiseren en ondersteunen van projectvergaderingen en/of bestuurlijke overleggen binnen een gemeentelijke organisatie
4. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met notuleren, actiepuntenbeheer, agenda- en vergadercoördinatie

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsinstelling in een secretariële, administratieve of projectondersteunende functie
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren, voorbereiden en coördineren van projectvergaderingen, bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten met diverse stakeholders
• Aantoonbare werkervaring met notuleren, verslaglegging, actiepuntenbeheer en het bewaken van de voortgang van afspraken en besluiten
• Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning en het werken met digitale samenwerkings- en projectmanagementsystemen zoals Microsoft 365, Teams, SharePoint, Monday.com of vergelijkbare applicaties

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.