Projectleider Document Management Systeem (DMS)

Opdracht

Ontwikkel en implementeer een systeem voor documentmanagement (DMS) binnen SamenTwente dat:

• de gehele document- en informatielevenscyclus ondersteunt (concept, samenwerking, vaststelling, publicatie, archivering);
• aansluit op de werkomgeving en bestaande processen binnen de organisatie (M365/SharePoint);
• onderscheid maakt tussen dagelijks werkmateriaal (concepten, notities) en officiële, vastgestelde documenten;
• integreert met de archieffunctie en informatiebeheerprocessen;
• voldoet aan de geldende compliance-eisen van SamenTwente.

Werkwijze

Resultaatgericht en zelfstandig: de opdracht is resultaatgericht; de zelfstandige professional bepaalt zelf de werkwijze, planning en aanpak om tot de benodigde resultaten te komen.

Resultaten

1. Visie- en ontwerpdocument DMS
   • Beschrijving van de gewenste inrichting van het beheer, de levenscyclus, de classificatie en het eigenaarschap van ongestructureerde data.
   • Aansluiting op de belangrijkste processen binnen de organisatie.
   • In overeenstemming met geldende kaders op het gebied van informatiebeveiliging en organisatie, zoals BIO, NEN 7510, AVG en Archiefwet.
2. Functioneel ontwerp DMS
   • Beschrijving van de functionele en procesmatige inrichting binnen (of in samenwerking met) SharePoint of een aanvullende oplossing.
   • Richtlijnen voor metadata, versiebeheer, vaststelling en publicatie.
   • Integratie van archivering via informatiebeheer.
3. Ontwerp en inrichtingsplan voor een kwaliteits- en beleidsdocumenthandboek
   • Beschrijving van DMS-governance en het documentbeheerproces.
   • Implementatie- en adoptieplan.

Aard van de opdracht

De opdracht kent een duidelijke looptijd en is tijdelijk van aard. Er is geen sprake van hiërarchische aansturing; de resultaten worden beoordeeld, niet de wijze waarop deze tot stand komen.

Eisen:

1. Een afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider op het gebied van informatiebeheer
3. Aantoonbare werkervaring van M365-architectuur
4. Aantoonbare werkervaring met het schrijven van een implementatieplan op het gebied van inrichting informatiebeheer

Wensen:

• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van IT, informatiemanagement
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider op het gebied van informatiebeheer
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 en documentmanagement (motiveer duidelijk je antwoord in het cv)
• Aantoonbare kennis van geldende kaders op het gebied van informatiebeveiliging (BIO, NEN 7510, AVG en Archiefwet)

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.