Projectleider Implementatie DMS (Djuma)

Functie

Projectleider Implementatie Djuma (tijdelijk, projectmatig) binnen Ferm Werk, afdeling Bedrijfsvoering, team Informatievoorziening.

Opdracht

Opnieuw opstarten, coördineren en realiseren van de implementatie van het zaaksysteem Djuma, inclusief afstemming met betrokken interne en externe partijen. Verantwoordelijk voor het organiseren en bewaken van projectvoortgang, beheersen van planning, scope en samenhang, en het opleveren van afgesproken resultaten. De opdracht is uitvoerend en adviserend van aard; geen beleidsvaststelling of hiërarchische aansturing.

Werkzaamheden

• Actualiseren en opleveren van een projectplan voor de implementatie van Djuma, inclusief fasering, planning en mijlpalen
• Coördineren van implementatieactiviteiten in samenwerking met interne stakeholders (IV/ICT, archief, gebruikers, management)
• Afstemming met externe partijen, waaronder leveranciers en implementatiepartners
• Bewaken van scope, planning, kwaliteit, risico’s en afhankelijkheden
• Zorgdragen voor samenhang tussen Djuma, archiefbeheer en aanpalende systemen
• Voorbereiden en begeleiden van besluitvorming
• Rapporteren over voortgang, knelpunten en benodigde acties
• Begeleiden van de organisatie bij de ingebruikname van Djuma
• Uitvoering: werkzaamheden zelfstandig uitvoeren binnen de afgesproken kaders en doelstellingen

Resultaat van de opdracht

• Een actueel en gedragen projectplan voor de implementatie van Djuma is opgeleverd
• De implementatie is aantoonbaar opgestart en verloopt volgens planning
• Betrokken stakeholders zijn actief aangehaakt en afspraken over rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd
• Risico’s en afhankelijkheden zijn inzichtelijk en worden actief gemanaged
• Voortgang en resultaten worden periodiek en transparant gerapporteerd
• Er is een solide basis gelegd voor een beheerste verdere uitrol en ingebruikname van Djuma

Aansturing en afstemming

Aansturing: inhoudelijke afstemming over de werkzaamheden vindt plaats met een door Ferm Werk aangewezen contactpersoon.

Eisen:

1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider in een complexe ICT-implementatie binnen een (semi-)overheidsorganisatie, benoem duidelijk waarom de implemenentatie complex was en wat jouw rol hierin is geweest
2. Aantoonbare werkervaring met implementatie van een zaaksysteem of DMS
3. Aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke omgeving met meerdere (interne/externe) stakeholders, benoem duidelijk welke stakeholders hierbij betrokken waren
4. Beschikbaar voor 16 tot 24 uur per week voor de gehele duur van de opdracht en alle mogelijke verlengingen

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met implementatie van DMS en/of zaaksystemen
• Aantoonbare werkervaring met het voeren van regie binnen projecten
• Aantoonbare werkervaring met Stakeholder- en leveranciermanagement, benoem hiervan concrete voorbeelden
• Aantoonbare werkervaring met werken binnen kwaliteitskaders en afstemmen van plan van aanpak op huidige ontwikkelingen

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.