Projectleider proces-, risico-, kwaliteits- en bedrijfscontinuïteitsmanagement

Functie

Projectleider Implementatie Proces-, Kwaliteits-, Risico- en Bedrijfscontinuïteitsmanagement

Doel van de functie

• Realiseren van de doelen uit het beleids- en implementatieplan door het inrichten en werkend opleveren van een stelsel voor proces-, kwaliteits-, risico- en bedrijfscontinuïteitsmanagement op volwassenheidsniveau 2.
• Borgen van governance, rollen, werkwijzen en rapportagelijnen en de organisatie voorbereiden op de volgende ontwikkelfase (volwassenheidsniveau 3).

Kerntaken en verantwoordelijkheden

• Overkoepelende regie: opstellen en actueel houden van projectplan, integrale planning en vaste rapportagecyclus; opleveren van een integrale sturings- en samenhangaanpak; leveren van afstemmings- en beslisnotities (incl. impact op scope/planning) en besluitvormingsstukken en periodieke managementrapportages voor CMT en directie.
• Implementatie procesmanagement: beschrijven van kritieke processen (“kroonjuwelen”); opleveren en laten vaststellen van procesbeschrijvingen met proceseigenaren; inrichten van RASCI per proces; vastleggen van KPI’s en PDCA-afspraken; borging van centrale vindbaarheid van procesdocumentatie.
• Implementatie kwaliteitsmanagement: vaststellen van basis kwaliteitscriteria per kritiek proces; inrichten van een eenvoudige kwaliteitscyclus; borgen van kwaliteitsafspraken binnen teams; opleveren van een stuurset voor leidinggevenden (KPI’s, minimale rapportage en overlegmomenten).
• Implementatie risicomanagement: vastleggen van procesrisico’s en beheersmaatregelen; inrichten en toepassen van het risicoacceptatieproces; opstellen van een eerste organisatiebreed risicoregister; integratie met de P&C-cyclus.
• Implementatie bedrijfscontinuïteitsmanagement: herijking van kritieke processen; uitvoeren en opleveren van Business Impact Analyses (BIA’s) inclusief RTO/RPO en prioritering; opleveren van eerste bedrijfscontinuïteitsplannen (BCP’s); ontwerpen en plannen van oefeningen; inrichten van incidentregistratie.
• Regionale afstemming en weerbaarheid: actieve afstemming met regionale werkgroepen en samenwerkingsverbanden (o.a. in relatie tot NIS2/Cyberbeveiligingswet, bedrijfscontinuïteit en crisisbeheersing); vertalen van regionale kaders en good practices naar gemeentelijke deliverables.
• Coördinerende rol: bewaken dat regionale uitkomsten worden vastgelegd en verwerkt in deliverables en periodiek terugkoppelen aan de opdrachtgever. Geen bestuurlijk mandaat; functie vervult een coördinerende en verbindende rol.

Verwachte deliverables (minimaal)

• Goedgekeurd projectplan en integrale planning (scope, fasering, mijlpalen, afhankelijkheden, risico’s, governance/overlegstructuur, communicatie en aanpak overdracht/borging); planning met deliverables per kwartaal, benodigde inzet/rollen en besluitvormingsmomenten; acceptatie door ambtelijk opdrachtgever.
• Werkend tactisch werkingsmodel en jaarcyclus: doel, rollen, overleg- en rapportagelijnen, PDCA-cyclus, escalatie en kalender met procesreviews, kwaliteitsreviews, risico-updates en BCM-oefeningen; beslisnotitie en vastgesteld RASCI-model per proces.
• Beschreven kritieke processen inclusief KPI’s en PDCA-afspraken; aan het einde van de looptijd circa 50 opgeleverde processen met procesdoel, afbakening, proceseigenaar/-beheerder, processtappen, input/output, ketenpartners, risico’s/maatregelen, KPI-set, reviewfrequentie en vindplaats; per proces validatie met proceseigenaar.
• Actueel risicoregister en toegepast risicoacceptatieproces: register met risico, oorzaak/gevolg, kans/impact, eigenaar, maatregelen, restrisico en status; risicoacceptatieproces beschreven en minimaal één keer toegepast; aansluiting met P&C-cyclus beschreven.
• Eerste set BIA’s en BCP’s voor kritieke processen: BIA’s met impactcategorieën, prioritering, RTO/RPO, afhankelijkheden en aannames; BCP’s met triggers, responsorganisatie, scenario’s, herstelstappen, communicatie, contactlijsten en test-/oefenplan; minimaal één oefening gepland en geëvalueerd.
• Evaluatierapport volwassenheidsniveau 2 en implementatieplan voor fase 3: bereikte resultaten, openstaande punten, risico’s, lessons learned en borgingsadvies.
• Fase-3 plan: doelen, roadmap, benodigde randvoorwaarden en globale raming inzet.

Acceptatiecriteria (Definition of Done)

• Projectplan en integrale planning zijn schriftelijk geaccepteerd door de ambtelijk opdrachtgever en bevatten de vereiste scope, fasering, mijlpalen, afhankelijkheden, risico’s en governance.
• Werkend tactisch werkingsmodel en jaarcyclus zijn vastgelegd in een beslisnotitie en vastgesteld; RASCI’s per proces zijn ingevuld, afgestemd en centraal geregistreerd.
• Procesleveringen bevatten de gevraagde inhoud en zijn gevalideerd door proceseigenaren.
• Risicoregister en risicoacceptatieproces zijn beschreven, toegepast en gekoppeld aan de P&C-cyclus.
• BIA’s en BCP’s voldoen aan de minimale inhoudseisen; oefeningen zijn gepland en geëvalueerd.
• Evaluatie van volwassenheidsniveau 2 en een implementatieplan voor fase 3 zijn opgeleverd.

Rolcontext en samenwerking

• Rapportage en terugkoppeling aan de ambtelijk opdrachtgever, het programma NIS2/BIO en de projectleider weerbaarheid van de gemeente.
• Actieve afstemming met regionale werkgroepen en samenwerkingsverbanden; vertalen van regionale afspraken naar de gemeentelijke context en opnemen in processen, governance en BCP’s.

Eisen:

1. ‘Bring-your-own-device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop (geen iPad); de werkplekken van de gemeente Leidschendam-Voorburg zijn voorzien van USB-C (Thunderbolt) docking beeldschermen
2. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider / kwartiermaker binnen een gemeente
3. Per 13 juli 2026 beschikbaar voor 24 uur per week,
4. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal WO bachelor niveau
5. Minimaal twee aantoonbare organisatie brede implementaties succesvol uitgevoerd, waarbij sprake was van inrichting van governance, werkwijzen en deliverables.

Wensen:

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider / kwartiermaker binnen een middelgrote 50.000 – 100.000 inwoners gemeente
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met diverse projectmanagement methodieken bijvoorbeeld Prince2 of projectmatig creëren, geef de methodieken duidelijk aan in het cv
• Aantoonbare werkervaring met het werken volgens de Europese richtlijn voor cyberweerbaarheid en informatiebeveiliging (NIS2) en het normenkader voor informatiebeveiliging binnen overheden (BIO), duidelijk weergeven in het cv
• Aantoonbare afgeronde opleiding organisatiewetenschappen of veranderkunde op minimaal WO master niveau

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.