Projectmanagement Ondersteuner I&I

Functieomschrijving

Als projectondersteuner help je informatiemanagers, projectleiders en teamleiders effectiever en gestructureerder te werken. Je creëert overzicht, bewaakt voortgang en zorgt dat plannen daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Taken en verantwoordelijkheden

• Planningen en actielijsten bijhouden: bijwerken van projectplanningen en actielijsten; vaststellen wat afgerond is, wat op stapel staat en waar knelpunten zitten.
• Voortgang en knelpunten monitoren: signaleren van issues, bewaken van deadlines en proactief inspringen op voorziene knelpunten.
• Overleggen en werkbezoeken voorbereiden: agendas afstemmen, locaties of online bijeenkomsten regelen en zorgen dat deelnemers goed voorbereid zijn.
• Verslaglegging en dossierbeheer: maken van heldere verslagen, noteren van actiepunten en deze verwerken in het digitale projectdossier.
• Ondersteuning in meerdere trajecten: tegelijkertijd ondersteunen van meerdere projecten en inzetbaar voor regelwerk binnen de lijnorganisatie.
• Verbeteren van werkwijzen: meedenken over efficiëntere en slimmere uitvoering en toepassen van geleerde lessen uit de praktijk.

Samenwerking

Je werkt nauw samen met projectleiders, teamleiders, informatiemanagers en andere collega’s. Daarnaast heb je contact met externe partijen en collega’s binnen de organisatie.

Jouw profiel

• Proactief en daadkrachtig
• Scherpe blik en praktische aanpak
• Ervaring in het werkveld en het toepassen van geleerde lessen
• Comfortabel in het werken aan meerdere projecten tegelijk
• Goed in plannen, organiseren en heldere verslaglegging

Eisen:

1. De kandidaat stelt zich voor in een persoonlijke motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteuner, projectmedewerker, projectsecretaris of PMO-medewerker
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het ondersteunen van diverse en gelijktijdige ICT/IV-projecten
4. Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, organiseren en notuleren van project-, stuurgroep- of werkgroepoverleggen
5. Aantoonbare werkervaring met het bewaken van projectplanningen, actielijsten, voortgangsrapportages en projectdossiers
6. Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office-elementen

Wensen:

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris of PMO-medewerker
• Aantoonbare werkervaring binnen ICT-, informatievoorzienings-, digitaliserings- of automatiseringsprojecten
• Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken volgens een projectmethodiek, zoals PRINCE2, Agile, Scrum of vergelijkbaar
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van projectadministraties, projectdossiers, planningen en voortgangsrapportages
• Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie, veiligheidsregio of vergelijkbare publieke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren en coördineren van bijeenkomsten, werksessies, projectoverleggen of bestuurlijke overleggen
• Een aantoonbare afgeronde opleiding
• Geen herleiding
• Een mbo 4 opleiding
• Een hbo bachelor opleiding

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.