Projectondersteuner

Projectondersteuner

Breng jij structuur in projecten en zorg je dat projectleiders en -teams goed voorbereid verder kunnen? Als Projectondersteuner houd je overzicht, bewaak je afspraken en zorg je dat projecten soepel en volgens planning verlopen.

Jouw rol

Je ondersteunt projectleiders en projectteams administratief, organisatorisch en procesmatig. Je houdt zicht op voortgang, deadlines, acties en documentatie en trekt tijdig aan de bel wanneer iets dreigt vast te lopen. Je valt rechtstreeks onder de Coördinator Projectenportfolio.

Wat ga je doen

• Ondersteunen van projectleiders bij de uitvoering van projectplannen en fungeren als praktische sparringpartner.
• Bewaken van voortgang, acties, deadlines en op te leveren resultaten; collega’s proactief aanspreken op openstaande acties.
• Beheren van projectadministratie, actielijsten en besluiten; zorgen voor correcte documentatie, archivering en versiebeheer in Microsoft Teams en SharePoint.
• Plannen en organiseren van projectoverleggen en bijeenkomsten, waaronder PSU’s, PFU’s, risicosessies en evaluaties.
• Ondersteunen bij opstellen en actualiseren van projectplanningen en niet-financiële voortgangsoverzichten.
• Opstellen van verslagen en actielijsten met behulp van Copilot en deze kritisch controleren op juistheid en volledigheid.
• Verzorgen van communicatie met projectteams en stakeholders zodat informatie tijdig op de juiste plek terechtkomt.
• Zien toe op het volgen van interne processen, signaleren van afwijkingen en hierover overleggen met de projectleider.

Wat breng je mee

• Opleiding: Hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring in een ondersteunende functie binnen een projectmatige omgeving.
• Basiskennis van projectmatig werken.
• Ervaring met digitale werkomgevingen, zoals Microsoft Teams en SharePoint.
• Heldere communicatie en het vermogen afspraken, acties en besluiten zorgvuldig vast te leggen.
• Teamplayer; nauwkeurig, hulpvaardig en sterk in plannen en organiseren.
• Neemt initiatief, houdt overzicht en signaleert knelpunten voordat deze problemen worden.

Goed om te weten

• Uren: 12–24 uur per week.
• Werkregeling: Hybride werken; je werkt in ieder geval maandag of dinsdag deels op kantoor (naast station Schiedam Centrum) en deels thuis.
• Je komt terecht in een betrokken team dat nog volop in ontwikkeling is.

Eisen:

1. De kandidaat heeft aantoonbaar HBO werk en denk niveau
2. De kandidaat heeft minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in een P(M)O rol (GEEN secretarieel werk/management assistent/management ondersteuner) in een project- of vergelijkbare omgeving. Geef hierbij aan welke werkevaring jullie als relevant achten in het CV.Gewijzigd

Wensen:

• De kandidaat heeft een relevante training gevolgd m.b.t. projectmatig werken, projectfinanciën en planningstechnieken. Geef dit duidelijk aan op het CV
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het werken met AFAS en/of Microsoft Teams
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het mobiliteitsdomein. Geef hierbij een voorbeeld in het CV
• In het CV dient het mobiele telefoonnummer en het e-mailadres van de kandidaat opgenomen te zijn. Zijn deze gegevens in het CV opgenomen?
• De competenties, kennis, vertrouwen en ervaringen worden getoetst tijdens het gesprek. - Communicatieve vaardigheden - Gestructureerd - Verbindend - Pro-actief - Stevige persoonlijkheid - Goede gesprekspartner
• vervolg

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.