Projectsecretaris

Functietitel

Projectsecretaris

Over de rol

Je levert projectmatige secretariële en documentatie-ondersteuning voor het programma Duurzame Gemeentelijke Opvang (DGO), gericht op de realisatie van opvangvoorzieningen voor asielzoekers en duurzame huisvesting voor Oekraïense ontheemden en statushouders. Je werkt in een dynamische omgeving met veel stakeholders, strakke deadlines en hoog bestuurlijk en maatschappelijk belang.

Taken en verantwoordelijkheden

• Opstellen en bijhouden van een actueel projectbeheersingsdossier (planningen, mijlpalenoverzichten, actielijsten, risicoregisters).
• Voorbereiden en opleveren van vergaderproducten voor project- en stuurgroepbijeenkomsten (agenda's, besluitenlijsten, verslaglegging).
• Opstellen van voortgangsrapportages, memo's, presentaties en andere projectdocumentatie ter ondersteuning van besluitvorming.
• Inrichten, actualiseren en overdragen van een gestructureerd projectarchief conform gemeentelijke richtlijnen.
• Opleveren van stakeholderoverzichten, communicatiedocumenten en informatiesets ten behoeve van de projectorganisatie.

Resultaatverwachting

• Een volledig en actueel projectbeheersingsdossier gedurende de looptijd van de opdracht.
• Projectdocumentatie die tijdig, volledig en inhoudelijk onderbouwd beschikbaar is voor bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming.
• Vergader- en besluitvormingsdocumenten opgeleverd conform planning.
• Een compleet, toegankelijk en volgens richtlijnen ingericht projectarchief.
• Alle overeengekomen projectproducten opgeleverd op de afgesproken momenten, zodat de projectorganisatie zelfstandig verder kan.

Werkwijze en voorwaarden

• Je voert de werkzaamheden zelfstandig uit en bepaalt zelf je werkwijze, planning en inzet van middelen.
• Afstemming met betrokken stakeholders vindt plaats voor het verkrijgen van noodzakelijke informatie en het toetsen van eindproducten.
• Je ontvangt geen hiërarchische aansturing binnen de lijnorganisatie; het gaat om projectmatige ondersteuning, geen structurele functie binnen de organisatie.
• Er is vrijheid in werkplek, werktijden en werkmethode, voor zover dit de tijdige oplevering van de afgesproken resultaten niet belemmert.

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris of PMO-ondersteuner binnen complexe projecten bij een overheidsinstelling

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring in projecten met betrekking tot opvang en huisvesting
• Aantoonbare kennis van en werkervaring met projectmanagementmethodieken
• Aantoonbare werkervaring met Excel
• Aantoonbare kennis van financieel beheer

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.