Projectsecretaris -Aanbesteding Sociaal Domein

Functieomschrijving

Je komt als projectsecretaris het projectteam ondersteunen bij een inkooptraject gericht op vrijwilligersondersteuning en mantelzorgondersteuning. Je brengt overzicht en structuur, organiseert bijeenkomsten, ondersteunt interne besluitvorming en bewaakt de voortgang en informatievoorziening. Je beweegt gemakkelijk tussen organiseren, communiceren en administreren en zorgt dat processen zorgvuldig en transparant verlopen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Documentatie en afspraken: vastleggen, beheren en bewaken van afspraken en projectdocumenten.
• Vertaling naar acties: ondersteunen bij het vertalen van projectdoelen naar concrete acties.
• Organiseren: plannen en organiseren van bijeenkomsten met inwoners, partners en interne stakeholders.
• Aanspreekpunt proces: fungeren als aanspreekpunt voor vragen over het (praktische) proces.
• Communicatie: verzorgen van informatievoorziening richting betrokkenen.
• Ondersteuning projectleider: ondersteunen in dagelijkse werkzaamheden.
• Voortgangsbewaking: monitoren van voortgang en signaleren van knelpunten.
• Informatiebeheer: verzamelen en structureren van relevante projectinformatie.

Vereisten

• Opleiding: HBO werk- en denkniveau (bijv. Bestuurskunde, Bedrijfskunde, Communicatie).
• Ervaring: minimaal 2–3 jaar in een vergelijkbare rol (projectsecretaris of projectondersteuner) met ervaring in projectondersteuning en coördinatie.
• Vaardigheden: aantoonbare ervaring met organiseren van bijeenkomsten, verslaglegging, documentbeheer en voortgangsbewaking.
• Taal: goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Methoden en tools: kennis van projectmatig werken (bijv. PRINCE2 of IPMA-D) en ervaring met digitale samenwerkingsomgevingen zoals SharePoint en Teams.

Persoonlijke eigenschappen

• Nauwkeurig: sterk in organiseren en vastleggen.
• Proactief: zelfstandig taken oppakken en initiatief nemen.
• Communicatief vaardig: professioneel in contact met stakeholders.
• Stressbestendig en flexibel: omgaan met wisselende werkdruk en piekmomenten.
• Overzicht & verbindend: structuur aanbrengen en fungeren als verbindende schakel binnen het team.

Arbeidsomvang en overige informatie

Uren: gemiddeld 14 uur per week, inzet kan variëren afhankelijk van de fase van het project. Tijdens piekmomenten wordt flexibiliteit gevraagd. Er is een grote kans op verlenging van de opdracht.

Eisen:

1. HBO werk- en denkniveau (bijvoorbeeld Bestuurskunde, Bedrijfskunde of Communicatie)
2. Minimaal 2 tot 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, zoals projectsecretaris of projectondersteuner
3. Ervaring met het ondersteunen van projecten en het coördineren van werkzaamheden
4. Aantoonbare ervaring met het organiseren van bijeenkomsten
5. Ervaring met verslaglegging, documentbeheer en voortgangsbewaking
6. Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
7. Kennis van projectmatig werken (bijvoorbeeld via PRINCE2 of IPMA-D)
8. Ervaring met digitale samenwerkingsomgevingen zoals SharePoint en Teams
9. Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest
10. Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands
11. Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten
12. De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd

Wensen:

• Bij voorkeur HBO werk- en denkniveau (bijvoorbeeld Bestuurskunde, Bedrijfskunde of Communicatie)
• Minimaal 2 tot 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, zoals projectsecretaris of projectondersteuner is een pre
• Het is een pre als je ervaring hebt met het ondersteunen van projecten en het coördineren van werkzaamheden
• Ervaring met het organiseren van bijeenkomsten is een pre
• Het is een pre om ervaring te hebben met verslaglegging, documentbeheer en voortgangsbewaking
• Kennis van projectmatig werken (bijvoorbeeld via PRINCE2 of IPMA-D) is een pre
• Ervaring met digitale samenwerkingsomgevingen zoals SharePoint en Teams is een pre
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, is een wens

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.