Projectsecretaris volkshuisvesting

Functieomschrijving

Als projectsecretaris ondersteun je het projectteam Update AAV bij de organisatie, planning en uitvoering van het project. Je zorgt dat overleggen goed worden voorbereid, acties worden opgevolgd en dat collega’s beschikken over de juiste informatie. Je bent inhoudelijk betrokken bij deelprojecten, denkt mee over beleidsmatige vraagstukken en draagt bij aan bestuurlijke processen, voortgangsbewaking en de financiële administratie.

Werkzaamheden

Belangrijkste taken

• Organiseren en ondersteunen van overleggen: plannen van (bestuurlijke) overleggen, opstellen van agenda’s en verzorgen van verslaglegging van projectteam- en andere bijeenkomsten.
• Bewaken van voortgang en afspraken: bijhouden van actielijsten, monitoren van gemaakte afspraken en signaleren wanneer acties aandacht of opvolging nodig hebben.
• Ondersteunen van de projectorganisatie: bijdragen aan (bestuurlijke) planning, bewaken van deadlines en zorgen dat het team overzicht houdt richting realisatie van het project.
• Beheren van informatie en samenwerking: verzorgen van document- en versiebeheer, beheer van de projectpostbus en bijdragen aan een effectieve (online) samenwerkingsstructuur.
• Ondersteunen van communicatie en samenwerking: bijdragen aan uitvoering van communicatieactiviteiten en zorgen dat informatie binnen het team en richting betrokken partijen goed wordt gedeeld.
• Behandelen van subsidieaanvragen: bewaken van de voortgang en zorgdragen voor correcte verwerking van aanvragen.
• Inhoudelijke bijdrage: meewerken aan deelprojecten, meedenken over beleidsmatige vraagstukken en bijdragen aan bestuurlijke processen en besluitvorming.
• Ondersteunen van de coördinator regionale woonruimteverdeling: bijdragen aan een eerlijke en toegankelijke verdeling van woningen.
• Ondersteunen van het team Volkshuisvesting Beleid: voorbereiden van teamoverleggen, verslaglegging en bewaken van opvolging van afspraken en acties; coördinatie van de bestuurlijke termijnagenda.

Samenwerking

Je werkt in een samenwerkingsomgeving met collega’s van verschillende directies, woningcorporaties, maatschappelijke organisaties en andere partners. Je haalt informatie op, brengt mensen met elkaar in contact en zorgt dat informatie op het juiste moment bij de juiste personen terechtkomt.

Eisen:

1. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als project of programmasecretaris
2. De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie
3. De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring binnen het woondomein, specifiek op het gebied van volkshuisvesting, opgedaan in de afgelopen 3 jaar binnen een complexe organisatie of omgeving
4. De aangeboden kandidaat is in het bezit van een erkende hbo diploma. Let op! De kandidaat moet het document meenemen naar het interview zodat de opdrachtgever kan controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet voldoet wordt het gesprek beëindigd en de offerte terzijde gelegd
5. De aangeboden kandidaat heeft kennis van de Wet versterking regie volkshuisvesting

Wensen:

• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met agile werken. Het aantal jaren ervaring dient duidelijk te blijken uit het cv
• De aangeboden kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring met documentbeheer, informatievoorziening en het werken in digitale samenwerkingsomgevingen. Het aantal jaren ervaring dient duidelijk te blijken uit het cv

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.