Projectteam Archiefopschoning en Digitalisering

Projectomschrijving

Doel: Structureel wegwerken van fysieke archiefachterstanden en tegelijkertijd de basis leggen voor een toekomstbestendige digitale werkwijze.

Karakter: Projectmatig met een duidelijk begin- en eindresultaat.

Werkzaamheden

Archiefachterstanden

• Verwerken van archiefbestanden in de projectruimte.
• Opschonen en verwerken van archiefbestanden in gemeentelijke depots.
• Verwerken van archiefdozen afkomstig van gemeentewerf en gemeentehuis die extern zijn opgeslagen.
• Ordenen, registreren en archiveren van fysieke dossiers.

Digitalisering

• Voorbereiden van archiefstukken voor digitalisering.
• Digitaliseren van documenten conform geldende wet- en regelgeving.
• Bijdragen aan de overgang naar digitaal werken.

Procesverbetering

• Inventariseren van oorzaken van archiefachterstanden.
• Verbeteren van werkafspraken en archiefprocessen.
• Inrichten van een werkwijze waarmee nieuwe achterstanden zoveel mogelijk worden voorkomen.

Rollen en verantwoordelijkheden

Senior Archiefspecialist / Projectcoördinator

• Coördinatie van de projectwerkzaamheden.
• Planning, voortgangs- en kwaliteitsbewaking.
• Behandelen van inhoudelijke archiefvraagstukken.
• Verbetering van werkprocessen.
• Begeleiding van de junior medewerker.
• Afstemming met betrokken interne stakeholders.

Junior Archiefmedewerker

• Uitvoering van archiefwerkzaamheden.
• Ordenen en verwerken van dossiers.
• Registreren en archiveren van documenten.
• Digitaliseringswerkzaamheden.
• Ondersteuning van de senior medewerker.

Beoogd resultaat

• Fysieke archiefachterstanden binnen de projectruimte zijn weggewerkt.
• Archiefdepots zijn opgeschoond en verwerkt.
• Extern opgeslagen archieven van gemeentewerf en gemeentehuis zijn verwerkt.
• Archiefwaardige documenten zijn voorbereid voor of opgenomen in de digitale werkwijze.
• Werkafspraken en processen zijn verbeterd om nieuwe achterstanden te voorkomen.
• De organisatie beschikt over een beheersbare en toekomstbestendige uitgangspositie voor digitaal werken.

Eisen:

1. Een aantoonbaar geschreven offerte, waarin beide specialismes en deskundigheden ter inzage geverifieerd kunnen worden
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo+ of hbo bachelor niveau voor de senior en een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau voor de junior op het gebied van informatiebeheer, DIV, archiefbeheer of direct vergelijkbaar
3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen archiefbeheer, documentaire informatievoorziening en/of informatiebeheer voor de senior. Licht dit duidelijk toe in het cv
4. Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden, documentverwerking en/of archiefwerkzaamheden voor de junior. Licht dit duidelijk toe in het cv
5. Aantoonbare werkervaring met archiefprojecten en/of het wegwerken van archiefachterstanden, licht dit duidelijk toe in het cv
6. Aantoonbare werkervaring met procesverbetering en kwaliteitsbewaking binnen archiefbeheer, licht dit duidelijk toe in het cv
7. Aantoonbare werkervaring met het begeleiden of coördineren van medewerkers, licht dit duidelijk toe in het cv
8. Aantoonbare affiniteit met digitalisering en informatiebeheer voor de junior
9. Beide kandidaten zijn uiterlijk beschikbaar per 1 september 2026 voor 16 tot 24 uur gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met archiefopschoning en wegwerken van archiefachterstanden
• Aantoonbare werkervaring binnen gemeentelijke of andere overheidsorganisaties
• Aantoonbare werkervaring met digitalisering en overgang naar digitaal werken
• De kandidaten beschrijven in een aparte toelichting hun kennis en werkervaring in relatie tot de opdracht. De beoordeling vindt plaats op: relevantie voor de opdracht, mate van onderbouwing, aansluiting op de praktijk

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.