Recordsmanager (steekproef en e-suite)

Functieomschrijving

Als specialist op het gebied van operationeel beheer en de ontsluiting van (digitale) informatie adviseer en handel je gericht op het oplossen van beheerachterstanden binnen het zaaksysteem E‑suite. Je stelt een plan van aanpak op voor de operationele uitvoering en voert, volgens geldende wettelijke vereisten, de vernietiging van informatie uit. Je werkt hierbij nauw samen met andere betrokkenen en voert onder aansturing van de toezichthouder een omvangrijke steekproef uit op te vernietigen informatie in E‑suite.

Wat ga je doen?

• Advies: opstellen van een operationele detailaanpak voor het oplossen van achterstallig beheer in E‑suite.
• Plan van aanpak: schrijven van een plan van aanpak voor uitvoering en vernietiging, rekening houdend met vigerende wetgeving, mogelijkheden van E‑suite en eventuele hybride (papieren) opslag.
• Uitvoering vernietiging: daadwerkelijk uitvoeren van vernietiging van informatie in E‑suite waarvan de wettelijke bewaartermijn is verstreken en eventueel overige achterstallige beheerwerkzaamheden.
• Steekproef: uitvoeren van een omvangrijke steekproef op te vernietigen informatie onder aansturing van de toezichthouder.
• Samenwerking en begeleiding: samenwerken met en, waar nodig, begeleiden van andere betrokkenen bij de uitvoering.

Wij vragen

• Specialistische kennis van operationeel beheer en ontsluiting van (digitale) informatie.
• Kennis van wettelijke vereisten rondom bewaartermijnen en vernietiging van informatie.
• Ervaring met het zaaksysteem E‑suite en inzicht in de mogelijkheden daarvan.
• Bekendheid met hybride opslag (digitale en papieren dragers) en de daaruit volgende werkwijzen.
• Vaardigheid in het opstellen van een praktisch en wetenschappelijk onderbouwd plan van aanpak.
• Ervaring met het uitvoeren van steekproeven en het zelfstandig uitvoeren van vernietiging volgens wettelijke eisen.
• Samenwerkings- en begeleidingsvaardigheden richting andere stakeholders.

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen het werkveld informatiemanagement / documentaire Informatievoorziening
3. Aantoonbare werkervaring met de Archiefwet en bijbehorende regelgeving zoals Woo, AVG, WEP of Wmebv
4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Metadatasjabloon Toepassing Overheid (MDTO)
5. Aantoonbare kennis van E-suite

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als records-manager binnen een gemeente
• Aantoonbare werkervaring met het schrijven van een plan van aanpak en de uitvoering daarvan binnen een omgeving met informatiebeheer
• Aantoonbare werkervaring met het vernietigen van documentie in E-suite
• Aantoonbaar afgeronde opleiding zaaksystemen
• Aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement en verandermanagement

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.