Secretariele ondersteuner Strategie & Beleid

Functie

Gemeente Vlaardingen zoekt tijdelijke secretariële ondersteuning binnen het team Strategie & Beleid.

Doel van de opdracht

Doel: Het verzorgen van professionele, tijdige en complete ondersteuning van de overleg- en informatiestromen rondom het team en (delen van) directie/management.

Uitvoeringsvoorwaarde

Bij toekenning van de opdracht mag er geen arbeidsrelatie of dienstbetrekking tot stand komen; dit moet worden gewaarborgd. De uitvoering vindt plaats onder direct leiding en toezicht van de gemeente, waardoor niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid volgens de Wet DBA. Een ZZP-er (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is) komt niet in aanmerking.

Succescriteria

• Overleggen zijn tijdig ingepland en betrokkenen beschikken over complete en actuele vergaderinformatie.
• Vergadersets zijn tijdig en volledig samengesteld en gedeeld met de juiste deelnemers.
• Verslaglegging (notulen, actie- en besluitenlijsten) is tijdig, correct en conform afgesproken format opgeleverd en verspreid.
• Acties en opvolging zijn zichtbaar en overzichtelijk geborgd (actielijsten, reminders, terugkoppelingen).
• De mailbox/ingang van verzoeken is gestructureerd verwerkt en vragen/acties zijn doorgezet naar de juiste personen.

Taken en werkzaamheden

• Plannen en organiseren van afspraken en overleggen (inclusief uitnodigingen en logistiek).
• Voorbereiden van agenda’s en het verzamelen/uitvragen van stukken ten behoeve van vergaderingen.
• Samenstellen en beheren van vergaderstukken/vergadersets en bewaken van deadlines.
• Notuleren en opstellen van besluiten- en actielijsten, inclusief distributie aan betrokkenen.
• Structureren en verwerken van binnenkomende verzoeken (mailbox/werkstroom) en bewaken van opvolging.

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretarieel ondersteuner bij een overheidsorganisatie

Wensen:

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretarieel ondersteuner bij een overheidsorganisatie
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met ondersteuning van management/directie en werken met stukkenstromen

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.