Senior medewerker Publiekscontacten Frontoffice (Vergunningen en KCC)

Functieomschrijving Senior Medewerker Frontoffice

Jouw rol

Als senior medewerker ben jij het eerste aanspreekpunt voor 5 medewerkers van de Frontoffice Vergunningen en 13 KCC-medewerkers. Je bent verantwoordelijk voor de planning aan de balie en aan de telefoon, waarbij je de bezetting en bereikbaarheid bewaakt en tijdig ingrijpt wanneer dat nodig is. Je werkt nauw samen met senior medewerkers van de receptie en Burgerzaken, evenals met de teamleider Publiekscontacten Backoffice, om ervoor te zorgen dat medewerkers elkaar weten te vinden en hun werk optimaal kunnen uitvoeren.

Je zorgt ervoor dat medewerkers goed geïnformeerd zijn over belangrijke ontwikkelingen en wijzigingen in wet- en regelgeving die van belang zijn voor een optimale dienstverlening. Hiervoor onderhoud je dagelijks contact met collega’s binnen de organisatie, zoals communicatieprofessionals, de woordvoerder van de gemeente Deventer en adviseurs Dienstverlening. Ook heb je korte lijnen met teamleiders om de samenwerking tussen frontoffice en andere teams soepel te laten verlopen.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de kennisbank van het KCC, zodat medewerkers altijd over actuele informatie beschikken. Je signaleert belangrijke zaken, knelpunten en ontwikkelingen en rapporteert deze aan de teamleider. Ook analyseer je cijfers en rapportages en signaleer je bijzonderheden richting de teammanager.

Je zorgt ervoor dat medewerkers tijdig en voldoende geïnformeerd worden over wijzigingen in systemen of applicaties, geeft hierover instructies of plant trainingen.

Voor het Regionaal Coördinatiecentrum Vluchtelingenspreiding ben je het eerste aanspreekpunt voor het KCC bij complexe casussen. Je onderhoudt contacten met locatiemanagers in de regio en bewaakt de bezettingsoverzichten van de verschillende locaties.

Jouw team

Je komt te werken in een team van ongeveer 45 medewerkers binnen de vakgroepen Receptie, KCC, Burgerzaken en Frontoffice Vergunningen. Het team Publiekscontacten Frontoffice werkt nauw samen met het team Publiekscontacten Backoffice, dat zich op dezelfde verdieping bevindt.

Het team heeft veel contact met inwoners en bevindt zich aan de “voorkant” van de organisatie. Onze klantgerichte medewerkers krijgen energie van tevreden mensen en werken hier hard aan met elkaar. Woorden die het team kenmerken zijn: klantgericht, initiatiefrijk, empathisch en enthousiast. Vanuit dit team krijg je de mogelijkheid om de organisatie goed te leren kennen.

Eisen:

1. Afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een senior en/of coördinerende rol binnen een gemeente
3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als medewerker KCC en/of Burgerzaken binnen een gemeente

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het maken van planningen
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Senior medewerker KCC en/of Burgerzaken binnen een gemeente
• Aantoonbare werkervaring met het bijhouden van een kennisbank

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.