Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner

Vacature: Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner (28 uur)

Wij zoeken een tijdelijke afdelings- en managementondersteuner voor 28 uur per week ter vervanging van zwangerschaps- en bevallingsverlof. In deze rol ondersteun je de gehele afdeling Samenleving, inclusief het afdelingshoofd en de teamleiders, bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Wat ga je doen?

• Opstellen en verwerken: verzorgen en opstellen van beschikkingen voor partners in het maatschappelijk veld; overeenkomsten en beschikkingen laten ondertekenen en versturen; verwerken van rugzakjes kunst- en cultuureducatie.
• Applicatie- en eerste lijn ondersteuning: eerste aanspreekpunt bij vragen over applicaties zoals Outlook en Onegov; postverdeler Onegov.
• Secretariële en administratieve ondersteuning: afspraken plannen en organiseren (intern en extern) en locaties regelen; verzorgen van correspondentie en het maken van overzichten; verzorgen van agenda’s voor bestuurlijk overleg; aanmelden en wegwijs maken van nieuwe collega’s en regelen van laptop en telefoon; representatieregeling uitvoeren (bloem, lunch, cadeau enz.).
• Financiële en projectenadministratie: facturen voorcoderen en verplichtingen aanmaken in Key2financiën; verzorgen van projectenadministratie; administratief toetsen en zo mogelijk afhandelen van subsidieaanvragen; zorgdragen voor inhoudelijke en financiële overzichten voor het jaarlijkse subsidieprogramma en -proces; schema’s maken en stukken leveren voor accountantscontrole (o.a. subsidieprogramma).
• Publicatie en ondersteuning beleid: beleidsregels publiceren via Daadkracht; assisteren bij verzamelen van informatie, samenstellen van (digitale) dossiers en het maken van overzichten; voorstellen doen voor kwaliteitsverbetering in administratieve- en secretariële procedures en processen.
• Organisatie van activiteiten: plannen van trainingen, cursussen, bijeenkomsten en andere (personeels)gesprekken.

Wat verwachten wij van jou?

Functie-eisen

• Minimaal mbo-opleiding afgerond (voorkeur secretariële opleiding).
• Ervaring met vergelijkbare werkzaamheden bij een gemeente.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Persoonskenmerken

• Enthousiaste aanpakker met een plezierige persoonlijkheid.
• Stressbestendig en snel inzetbaar.
• Proactief, communicatief sterk en oplossingsgericht.
• Samenwerkingsgericht, ondernemend, flexibel en gemotiveerd om het maximale uit jezelf te halen.

Kerncompetenties: eigenaarschap, planmatig werken, verplaatsen in de klant en hiernaar handelen.

Wat bieden wij

• Een afwisselende tijdelijke functie met een prettige en collegiale werksfeer.
• Verantwoordelijkheden laag in de organisatie.
• Flexibele werktijden en deels thuiswerken mogelijk; voorkeur voor werkdagen op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag.

Eisen:

1. Kandidaat heeft aantoonbaar MBO+ werk- en denkniveau
2. De kandidaat is beschikbaar voor 28 uur per week
3. Kandidaat heeft minimaal 2 jaar recente werkervaring als management-, directie-, bestuurs- of afdelingsondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie

Wensen:

• Kandidaat is beschikbaar op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.