Tijdelijke Bestuurssecretaresse Burgemeester

Functie

Rol: Je bent bestuurssecretaresse ter ondersteuning van de burgemeester van Hengelo. Je vormt een schakel tussen de burgemeester, het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties en zorgt dat dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen in een dynamische bestuurlijke omgeving.

Werkzaamheden

Belangrijkste taken:

• Beheren en bewaken van de agenda van de burgemeester
• Mailboxbeheer en prioriteren van inkomende correspondentie
• Voorbereiden, organiseren en afhandelen van bestuurlijke overleggen, afspraken en representatieve activiteiten
• Bewaken van actiepunten, deadlines en bestuurlijke processen
• Opstellen, verwerken en afhandelen van correspondentie en stukken
• Onderhouden van contacten met bestuurders, directie, management, inwoners en externe relaties
• Signaleren van knelpunten en proactief bijdragen aan efficiënte ondersteuning van de burgemeester
• Samenwerken met collega's binnen het bestuurssecretariaat en andere ondersteunende disciplines
• Deelnemen aan reguliere werkoverleggen

Profiel

• Ervaring: Je bent een ervaren bestuurssecretaresse
• Eigenschappen: hoge mate van zelfstandigheid, nauwkeurigheid en bestuurlijke sensitiviteit
• Vaardigheden: snel kunnen schakelen in een dynamische bestuurlijke omgeving en proactief handelen
• Werkwijze: je kunt omgaan met doorlopende werkzaamheden en bewaakt nauwgezet processen en deadlines

Werktijden en aanwezigheid

Fysieke aanwezigheid: je bent aanwezig op maandag, dinsdag en donderdag.

Eisen:

1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een bestuurlijke omgeving
2. Aantoonbare werkervaring met complex agendebeheer
3. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
4. Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M
5. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke of politieke organisatie
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met Microsoft 365
• Uiterlijk beschikbaar per 24 augustus voor 24 uur per week

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.