Medewerker Bestuurssecretariaat

Team

Je komt in een team met twee andere bestuurssecretaresses waarmee je samen de burgemeester en wethouders van de gemeente Zeist ondersteunt.

Opdracht

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Secretarieel ondersteunen van 3 wethouders, met nadruk op het plannen van afspraken (75% van de dagelijkse werkzaamheden).
• Eerste aanspreekpunt voor contactverzoeken met de wethouders.
• Het bewaken dat voorbereidingen tijdig worden aangeleverd.
• Het klaarzetten van vergaderstukken in onder andere iBabs.
• Het opstellen van wekelijkse rapportages met betrekking tot regionale en representatieve activiteiten van het college.

Eisen:

1. Afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4 in secretariële richting
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als bestuurssecretaresse, binnen een gemeentelijke organisatie
3. Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, organisatie van vergaderingen en stukkenstromen
4. Bereidheid om op specifieke dagen (maandag, woensdag en donderdag) te werken in Zeist

Wensen:

• Een afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als bestuurs secretaresse bij een overheidsinstantie
• Aantoonbare werkervaring met Ibabs
• Aantoonbare werkervaring met Office 365
• Aantoonbare werkervaring met Sharepoint
• Aantoonbaar beschikbaar voor minimaal 20 uur per week gedurende de volledige duur van de opdracht

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.