Programmasecretaris fysiek en sociaal domein

Doel van de functie

Je ondersteunt de staf en directie bij het voorbereiden, coördineren en vastleggen van bestuurlijke besluitvorming en programmatische processen. Je hebt plezier in het managen van processen en communicatie is daarbij essentieel. Je werkt nauw samen met de coördinator van het bestuurssecretariaat, de waarnemend communicatieadviseur en de waarnemend bestuurssecretaris. Je draagt bij aan de Planning & Control-cyclus door input te verzamelen, deadlines te bewaken en relevante stukken voor te bereiden om de kwaliteit, transparantie en continuïteit van bestuurlijke processen te borgen.

Opdracht

Als programmasecretaris draag je zorg voor een efficiënte voorbereiding, coördinatie en vastlegging van vergaderingen, besluitvorming en programmatische activiteiten. Je bent de verbindende schakel tussen staf, directie, bestuur, portefeuillehoudersoverleggen, gemeentelijke partners en externe samenwerkingsverbanden, waaronder afstemming met de Metropoolregio Amsterdam.

Kerntaken en verantwoordelijkheden

• Voorbereiden, coördineren en vastleggen van vergaderingen van bestuurlijke gremia, portefeuillevergaderingen en stafoverleggen.
• Ondersteunen, bewaken van voortgang en opvolgen van besluiten en acties.
• Afstemmen met de bestuurssecretaris, de coördinator bestuurssecretariaat en de communicatieadviseur voor een geïntegreerde planning en tijdige informatievoorziening.
• Fungeren als aanspreekpunt en verbindende schakel tussen staf, directie, bestuur en externe partners, inclusief afstemming met de Metropoolregio Amsterdam.
• Coördineren van de opstelling en verspreiding van agenda’s, notulen, besluitenlijsten en stukken.
• Signaleren van knelpunten in bestuurlijke en programmatische processen en voorstellen doen voor verbetering.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van beleids-, programma- en strategische documenten.
• Bijdragen aan onderdelen van de Planning & Control-cyclus, zoals voortgangsrapportages en informatieverzameling.

Gewenste ervaring

Bij voorkeur beschik je over specifieke expertise en ervaring als programmasecretaris, griffier/commissiesecretaris of procesmanager in het publieke domein.

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar binnen een politiek-bestuurlijke organisatie zoals een gemeente, provincie of gemeenschappelijke regeling;
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als (programma)secretaris, bestuurssecretaris, griffier, commissiesecretaris of vergelijkbare functie binnen een samenwerkingsverband of gemeente
4. Aantoonbare werkervaring met voorbereiding en verslaglegging van bestuurlijke vergaderingen zoals: agenda’s, besluitenlijsten en bestuurlijke nota’s

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring in een regionaal samenwerkingsverband
• a) tot 1 jaar
• b) 1 – 2 jaar
• c) 3 – 4 jaar
• d) 5 jaar of meer
• Aantoonbare kennis van methodieken zoals Lean, MSP, Prince2 en/of Agile/scrum
• a) geen aantoonbare kennis
• b) Afgeronde cursus/training
• c) Certificering én aantoonbare toepassing in de praktijk
• Minimaal 1 aantal jaar werkervaring in de afgelopen 3 jaar met het zelfstandig verantwoordelijk zijn voor bestuurlijke procescoördinatie binnen een politiek-bestuurlijke omgeving
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen en/of coördineren van voortgangsrapportages, bijdrage aan P&C-documenten en werken binnen kaders van Gemeentewet en/of bestuursrecht
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen van (management)rapportages, voortgangsverslagen en beslisnota’s, benoem waar dit is opgedaan

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.