Directieassistent (2x)

Korte beschrijving

Utrecht heeft jou nodig! Als directieassistent bij Ruimte breng je orde en overzicht in een dynamische omgeving. Je ontzorgt de directie, bewaakt agenda’s en processen en zorgt dat alles vlekkeloos verloopt.

Opdrachtomschrijving

• Agendabeheer: Je beheert de agenda van de directeur overzichtelijk, strak en zonder dubbele boekingen.
• Mailboxbeheer: Je beheert de mailbox van de directeur en het directiesecretariaat met een scherp oog voor wat echt belangrijk is.
• Vergaderingen: Je zorgt dat vergaderingen vlekkeloos verlopen, van agenda tot zaal en stukken.
• Procesbewaking: Je bewaakt deadlines, stuurt reminders en voorkomt lastminute paniek.
• Autonomie: Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende; de beoordeling vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht

De opdracht kan worden afgerond wanneer het opleidings-/leiderschapsprogramma is ingepland in diverse agenda’s en de opleidingsdagen zijn verstreken.

Jij hebt

• Een MBO+ of HBO-opleiding en HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring als directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands.

Benodigde vaardigheden en soft skills

• Bestuurlijke sensitiviteit: je voelt aan wat speelt binnen de organisatie en handelt daar zorgvuldig naar.
• Organisatietalent: je houdt overzicht, ook bij veel lopende zaken en wisselende prioriteiten.
• Proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is en handelt voordat iemand het hoeft te vragen.
• Communicatief sterk: je schakelt helder tussen directie, collega’s en externe contacten.
• Oplossingsgericht: je denkt mee, lost op en houdt het hoofd koel in drukke momenten.
• Teamgericht en verbindend: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve sfeer.
• Discreet en betrouwbaar: je kunt omgaan met gevoelige informatie en wekt vertrouwen.
• Digitale vaardigheid: je maakt slim gebruik van tools als Outlook, Teams, SharePoint en Excel om structuur te creëren.

Eisen:

1. Je hebt een MBO+ of HBOopleiding en HBO werk- en denkniveau. Minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring als directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie. Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands. Benodigde vaardigheden/soft skills: Bestuurlijke sensitiviteit: je voelt aan wat speelt binnen de organisatie en handelt daar zorgvuldig naar. Organisatietalent: je houdt overzicht, ook bij veel lopende zaken en wisselende prioriteiten. Proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is en handelt voordat iemand het hoeft te vragen. Communicatief sterk: je weet helder te schakelen tussen directie, collega’s en externe contacten. Oplossingsgericht: je denkt mee, lost op en houdt het hoofd koel in drukke momenten. Teamgericht en verbindend: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve sfeer. Discreet en betrouwbaar: je kunt omgaan met gevoelige informatie en wekt vertrouwen. Digitale vaardigheid: je maakt slim gebruik van tools als Outlook, Teams, SharePoint en Excel om structuur te creëren

Wensen:

• Je hebt ervaring als directieassistent bij een gemeente

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.