Adviseur Informatie- en archiefmanagement, specialisatie selectielijst

Functie

Externe deskundige medewerker — Project Actualisatie Selectielijst Kadaster

Opdracht

Je bent mede verantwoordelijk voor het regisseren en uitvoeren van het project "Actualisatie Selectielijst Kadaster". Je beoordeelt op tactisch niveau processen en waardeert de bijbehorende informatie-objecten volgens de Archiefwet en de Handreiking Waardering en Selectie van het Nationaal Archief. De scope omvat de sturende, primaire en ondersteunende werkprocessen van het Kadaster. Per procestype identificeer en waardeer je specifieke informatieobjecten.

Belangrijkste technieken, methoden en tools

• Procesgericht waarderen en selecteren: Je hanteert strikt de methodiek van de Handreiking waardering en selectie van het Nationaal Archief en analyseert methodisch processen en bijbehorende informatie-objecten.
• Projectregie & formeel traject: Je voert regie over het gehele traject van initiële procesanalyse tot formele vaststelling, inclusief wettelijke inspraakprocedure en afstemming met het Nationaal Archief.
• Constateren & adviseren: Je beoordeelt of procesbeschrijvingen aanwezig, volledig en correct zijn en adviseert proceseigenaren over benodigde aanvullingen.
• Waardering: Je stelt waarderingen van informatieobjecten op op basis van door directies aangeleverde procesbeschrijvingen.
• Escalatie: Je rapporteert knelpunten (bijv. ontbreken van correcte procesbeschrijvingen) aan de tactisch adviseur IAM en operationeel manager Data Management zodat deze via de lijn worden geadresseerd.
• LEAN werken binnen JIRA: Werk volgens de LEAN-methode en coördineer in Jira; kennis van deze werkwijze en bij voorkeur ervaring met de tool is vereist.
• Projectmanagementvaardigheden: Plannen, prioriteren en bewaken van voortgang om het opstellen en publiceren van de nieuwe selectielijst binnen kaders te realiseren.
• Microsoft 365 (SharePoint & Teams): Gebruik voor gestructureerde vastlegging van waarderingsbesluiten en samenwerking met materiedeskundigen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Procesanalyse & waardering: Identificeren van processen en waarderen van de daaruit voortvloeiende informatie-objecten voor de nieuwe selectielijst.
• Regie en begeleiding: Regie voeren en inhoudelijk begeleiden van parttime ingezette materiedeskundigen vanuit de directies.
• Stakeholdermanagement: Fungeren als inhoudelijk gesprekspartner voor proceseigenaars en directies.
• Resultaatsturing: Bewaken dat afstemming binnen directies tijdig plaatsvindt en dat waarderingen formeel gedragen worden.
• Kwaliteitsborging: Kritisch toetsen van door materiedeskundigen opgeleverde procesbeschrijvingen op bruikbaarheid voor waardering.

Vereiste kennis en vaardigheden

• Kennis van en ervaring met de Handreiking waardering en selectie (Nationaal Archief) en toepassing van de Archiefwet.
• Ervaring met procesanalyse en het waarderen van informatie-objecten.
• Bekendheid met LEAN-werkwijze en ervaring met JIRA.
• Sterke projectmanagementvaardigheden: plannen, prioriteren en bewaken van voortgang.
• Ervaring met Microsoft 365, in het bijzonder SharePoint en Teams.
• Vaardigheid in stakeholdermanagement en advisering van proceseigenaars.

Eisen:

1. De inschrijver sluit een driepartijen detacheringsovereenkomst af, waarbij de inschrijver als werkgever van de inhuurkracht, de inhuurkracht als betrokkene en het Kadaster als inlener ondertekent. Let wel, de inschrijver en de inhuurkracht dienen hiervoor een (civielrechtelijke) arbeidsovereenkomst te hebben gesloten. Indien de inschrijver niet aan deze eis voldoet, wordt de inschrijving ter zijde gelegd
2. De kandidaat beheerst de Nederlandse taal vloeiend, in woord en geschrift
3. De kandidaat heeft minimaal een afgeronde HBO-opleiding in de richting van Informatiemanagement, Archiefwetenschap (bijv. Archiefwetenschap II) of een vergelijkbare relevante discipline
4. De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 1 traject succesvol afgerond waarbij een integrale Selectielijst is opgesteld conform de handreiking waardering en selectie van het Nationaal Archief, inclusief afstemming met de inspectie en het traject naar publicatie in de Staatscourant
5. Aantoonbare ervaring met procesanalyse en het waarderen van informatie-objecten op tactisch niveau binnen een organisatie, bij voorkeur in een ZBO-organisatie

Wensen:

• Wens 1: Beschrijf uw ervaring met het proces om tot een nieuwe selectielijst te komen volgens de Handreiking Waardering en Selectie van het Nationaal Archief
• Wens 2: Beschrijf uw ervaring met het managen van stakeholders en het, waar nodig, aanspreken op rolzuiverheid en verantwoordelijkheid
• Wens 3: Beschrijf uw ervaring met het functioneel aansturen en inhoudelijk coachen van ondersteunend personeel
• Wens 4: Beschrijf uw ervaring met de specifieke dynamiek van het Kadaster of andere datagedreven ZBO’s, onderbouwd met voorbeelden uit eerdere opdrachten of projecten

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.