Technisch administratief medewerker

Opdracht

Doel van de inzet: Tijdelijke versterking van het HWBP-projectteam als technisch administratief medewerker. Je ondersteunt het projectteam bij dagelijkse administratieve, organisatorische en secretariële werkzaamheden en draagt bij aan een goede voortgang en ondersteuning van het project.

Werkzaamheden

Taken:

• Voorbereiden, plannen en organiseren van projectteamvergaderingen en overige overleggen
• Notuleren van projectteamvergaderingen en zorgdragen voor correcte verslaglegging
• Vastleggen en bewaken van afspraken, actiepunten en besluiten
• Organiseren en coördineren van overleggen met interne en externe partijen
• Verzamelen en verspreiden van relevante vergaderstukken en informatie
• Verrichten en administratief verwerken van bestellingen
• Ondersteunen bij het beheren en structureren van projectdocumentatie
• Verwerken en bijhouden van informatie in Microsoft 365 en SharePoint
• Ondersteunen van projectteamleden bij voorkomende administratieve en secretariële werkzaamheden
• Signaleren van openstaande acties, ontbrekende informatie en naderende deadlines

Team

Je werkt binnen het HWBP-projectteam en hebt nauw contact met verschillende leden van het projectteam en diverse interne en externe betrokkenen.

Inzet

Uren: De beoogde inzet bedraagt 12 tot 25 uur per week. De daadwerkelijke inzet binnen deze bandbreedte wordt in overleg bepaald en kan afhankelijk zijn van werkzaamheden en planning binnen het project.

Aansturing en werklocatie

Je werkt onder hiërarchische aansturing van de opdrachtgever en in nauwe samenwerking met het HWBP-projectteam. Vanwege de aard van de werkzaamheden en de benodigde afstemming vindt de samenwerking fysiek plaats op de werklocatie in Zeeland. De rol vereist continuïteit, kennisborging en volledige inbedding in het team.

Eisen:

1. De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe van maximaal 400 woorden waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht. De motivatie is door de kandidaat zelf geschreven. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv en upload deze als één document
2. De leverancier beschikt over een geldige G-rekening indien het detachering betreft, aan te tonen bij contractering
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteunend, administratief en/of secretarieel medewerker
4. Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams
5. Kandidaat is bereid en in staat om gedurende de opdracht op de door opdrachtgever vereiste werkdagen fysiek aanwezig te zijn op de werklocatie in Zeeland

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteunend, administratief en/of secretarieel medewerker
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van een project- of programmateam
• Aantoonbare ervaring met zowel het organiseren van overleggen als het notuleren en bewaken van actiepunten
• Aantoonbare werkervaring met SharePoint voor document- en/of informatiebeheer
• Aantoonbare ervaring met het uitvoeren en administratief verwerken van bestellingen
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie en/of technische of infrastructurele projectomgeving

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.