Projectleider Document Management systeem (DMS)

Functieoverzicht

Opdracht voor een documentmanagement-professional om een samenhangend fundament voor documentbeheer te ontwerpen dat aansluit op Microsoft 365 en voldoet aan relevante compliance-eisen (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet).

Doel

Doel: Ontwerp en implementeer een systeem voor documentmanagement dat de document- en informatielevenscyclus ondersteunt, onderscheid maakt tussen werk- en officiële documenten, aansluit op M365 en voldoet aan compliance-eisen.

Scope (in-scope)

• IST-analyse en GAPS: huidige situatie, landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive-gebruik, archivering
• Definitiekader: begrippen (document, werkdocument, vastgesteld document, metadata, classificatie, eigenaarschap)
• Classificatie- en taxonomiemodel: organisatiebreed met niveaus voor onderdeel, informatiesoort, documentstatus, eigenaarschap
• Metadata-kader: verplichte elementen (titel, eigenaar, classificatie, bewaartermijn, archiefstatus, enz.)
• Governance en eigenaarschapsmodel: rollen, verantwoordelijkheden, RACI-matrix, escalatiemodel, besluitvorming
• Beleidskader documentbeheer: doelstelling, eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, compliance
• Procedurehandboek: concrete stappen voor aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen
• M365 normenkader: functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, content types, labels, retentie, records management
• Implementatie roadmap: quick wins, middellange termijn, prioriteiten- en risicomatrix

Scope (out-of-scope)

• Feitelijke implementatie/uitrol in de organisatie
• Technische inrichting van systemen
• Workshops, interviews en analyses als eindresultaat (alleen formele producten tellen)
• Trainingen en change management

Te leveren producten

• M1: IST-analyse & GAPS (ca. 10–15 pagina's)
  • Huidige situatie: landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive-inrichting, archivering, governance
  • Beleid en procedures: bestaand versus ontbrekend
  • Top 10 risico's (risico, oorzaak, impact, aanbeveling)
  • GAP-analyse tegen toekomstige situatie met maatregelen
• M2: Begrippenkader, Classificatie & Taxonomie (ca. 15–25 pagina's)
  • Begrippenkader: 15–20 sleutelbegrippen met definitie, voorbeeld en beheergevolgen
  • Classificatiemodel: niveaus, voorbeelden, eisen aan opslag/delen/bewaartermijn
  • Organisatie-brede taxonomie: bedrijfsvoering, diensten, informatiesoorten, documentstatus, eigenaarschap
  • Metadata-kader: verplichte elementen met definitie, doel, rol
• M3: Governance & Eigenaarschapsmodel (ca. 10–15 pagina's)
  • Rollen met doel, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
  • RACI-matrix voor alle documentbeheeractiviteiten
  • Escalatiemodel en compliance-rapportage
  • Besluitvormingsmodel
• M4: Beleidskader Documentbeheer (ca. 15–20 pagina's)
  • Beleidsregels voor eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, vastgestelde documenten, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, extern delen, compliance
  • Per regel: beleidsregel, rationale, verantwoordelijke rol
  • Geschikt voor bestuurlijke vaststelling
• M5: Operationalisering, Procedures, M365-Inrichting & Implementatie roadmap (samengevoegd; ca. 45–60 pagina's)
  • Deel A – Procedurehandboek Documentbeheer (ca. 20–25 pagina's): uitgewerkte procedures voor aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen, wijzigen eigenaarschap, periodieke review; per procedure doel, trigger, stappenplan, rollen, input/output, uitzonderingen.
  • Deel B – M365 Normenkader & Inrichtingseisen (ca. 12–18 pagina's): functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, metadata, content types, labels, retentie, records management; per onderdeel eis, beleidsgrondslag, verantwoordelijke rol.
  • Deel C – Eindrapport & Implementatie roadmap (ca. 10–15 pagina's): samenvatting van bevindingen, roadmap Fase II (quick wins, middellange en lange termijn), prioriteiten- en risicomatrix, basis voor managementbesluit.
  • Integrale kwaliteitseisen: samenhangend integraal projectrapport; peer-reviewed; cross-references tussen Procedures, M365-eisen en Roadmap; geschikt voor bestuurlijke vaststelling en operationalisering.

Planning & werkwijze

• Looptijd: 20 weken
• Type opdracht: resultaatgericht; de professional bepaalt in samenspraak met de stuurgroep de aanpak en planning
• Ondersteuning: werkgroep met vertegenwoordigers van relevante functionele disciplines

Acceptatiecriteria

• Producten volledig opgeleverd in Word met versiebeheer, auteur, datum en status
• Producten voldoen aan de inhoudelijke eisen zoals beschreven
• Peer review heeft plaatsgevonden; opmerkingen zijn verwerkt of gemotiveerd afgewezen
• Stuurgroep heeft schriftelijk akkoord gegeven
• Workshops, interviews en memo's tellen niet als formele oplevering

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelor niveau
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider informatiebeheer
3. Aantoonbare werkervaring M365-architectuur
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het schrijven van implementatieplannen informatiebeheer

Wensen:

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelor niveau in de richting van IT, informatiemanagement
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider informatiebeheer
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 & documentbeheer met duidelijke motivering
• Aantoonbare kennis compliance-kaders (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet)

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.