Adviseur Kabinet en Evenementen

Functie

Titel: Adviseur Kabinet en Evenementen

Je bent een ervaren en zelfstandig opererende adviseur, breed inzetbaar binnen het team Kabinet en Evenementen. Je ondersteunt en begeleidt het college van burgemeester en wethouders bij representatieve verplichtingen, evenementen en officiële bijeenkomsten en levert een actieve bijdrage aan organisatie en uitvoering van gemeentelijke evenementen, relatie-evenementen, herdenkingen en protocolgerelateerde werkzaamheden.

Team en context

Het team bereidt het college voor op publieke optredens, officiële ontmoetingen en representatieve activiteiten. Het team organiseert jaarlijks circa 200 evenementen en begeleidt ongeveer 600 representatieve bijeenkomsten. Er wordt nauw samengewerkt met bestuur, directie, communicatie, externe partners en organisatoren.

Werkzaamheden

• Organiseren en begeleiden van gemeentebrede evenementen en relatiebijeenkomsten
• Voorbereiden en begeleiden van representatieve activiteiten van collegeleden
• Zelfstandig coördineren van complexe bestuurlijke en protocollaire trajecten
• Optreden als projectleider van grotere gemeentelijke evenementen en representatieve bijeenkomsten
• Opstellen van draaiboeken, voorbereidingssheets en bestuurlijke programma’s
• Organiseren van herdenkingen, bestuurlijke aandacht bij jubilea en uitreikingen van onderscheidingen
• Coördineren van relatiebeheer en representatieve processen
• Afstemmen met bestuur, directie, externe partners, veiligheidsdiensten en organisatoren
• Inzet bij bewonersavonden, sportevenementen en maatschappelijke bijeenkomsten
• Meedraaien in weekend- en vakantieplanning
• Waar nodig optreden als vervanger van de Chef Kabinet

Profiel

• Ervaring: ervaren professional, direct inzetbaar binnen een politiek-bestuurlijke omgeving
• Werkwijze: zelfstandig kunnen functioneren binnen complexe representatieve en bestuurlijke processen
• Vakgebied: opereren op het snijvlak van bestuur, representatie, protocol, evenementenorganisatie en bestuurlijke advisering
• Flexibiliteit: inzetbaar op alle facetten binnen het team; zelfstandig schakelen tussen operationele uitvoering, bestuurlijke begeleiding, projectleiding en coördinatie
• Beschikbaarheid: bereidheid tot inzet in weekends en vakanties en om als vervanger op te treden wanneer nodig

Eisen:

1. De kandidaat beschikt minimaal over mbo+/hbo werk- en denkniveau
2. De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring binnen een team Kabinet, protocol of bestuurlijke representatie binnen een gemeentelijke organisatie
3. De kandidaat heeft aantoonbare ervaring als adviseur Kabinet en Evenementen binnen één of meerdere gemeenten van minimaal 100.000 inwoners (toelichting: deze functie wordt in kleinere gemeenten anders ingevuld en kent andere kwaliteitseisen dan binnen een gemeente met deze omvang, het aantal wethouders en het bijbehorende takenpakket).
4. De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met zelfstandige begeleiding van wethouders, burgemeester en/of collegeleden
5. De kandidaat is bereid werkzaamheden buiten reguliere kantooruren, in avonden en weekenden uit te voeren
6. Is beschikbaar voor gemiddeld 36 uur per week
7. Stardatum z.s.m. en uiterlijk op 1 juli 2026
8. Maximaal 2 kandidaten per Inschrijver. Voor elke kandidaat die aangeboden wordt dient een aparte inschrijving te worden gedaan. Bij de inschrijving dient aangegeven te worden op welke datum de kandidaat kan starten met de werkzaamheden. Indien er onverhoopt toch meer dan twee kandidaten door dezelfde inschrijver worden ingediend, zullen enkel de eerste twee (op volgorde van binnenkomst) in behandeling genomen worden
9. Per kandidaat wordt CV inclusief motivatie ingediend door Inschrijver. Het ingediende CV inclusief motivatie bevat maximaal 5 pagina’s. Alle extra pagina’s boven de gevraagde 5 pagina’s worden niet beoordeeld door de aanbestedende dienst
10. Vanaf de startdatum is fysieke aanwezigheid op het stadhuis in Apeldoorn en andere relevante locaties vereist op momenten waarop evenementen, representatieve activiteiten en bestuurlijke bijeenkomsten plaatsvinden i.v.m. de aard van de werkzaamheden, directe ondersteuning en noodzakelijke afstemming rondom deze activiteiten

Wensen:

• Mate van ervaring in een vergelijkbare rol bij een gemeente met meer dan 100.000 inwoner - maximaal 35 punten a. Minder dan 1 jaar b. 1- 3 jaar c. 3- 5 jaar d. Meer dan 5 jaar 14. Ervaring met evenementen en projectleiding van grotere gemeentelijke evenementen – maximaal 35 punten Beoordeling van de mate waarin kandidaat aantoonbare ervaring heeft met: projectleiding van grotere gemeentelijke evenementen
• representatieve bijeenkomsten
• herdenkingen en bestuurlijke evenementen
• samenwerking met externe partners en veiligheidsorganisaties
• organisatorische coördinatie binnen complexe trajecten. a. Zeer beperkt Nauwelijks relevante ervaring
• geen projectleiderschap
• geen grote/gemeentelijke evenementen
• geen aantoonbare samenwerking met partners/veiligheidsorganisaties. b. Beperkt Enige betrokkenheid bij evenementen, vooral uitvoerend
• beperkte projectrol
• kleine/laag complexe events
• samenwerking met partners beperkt en niet structureel. c. Voldoende Meerdere evenementen, deels als projectleider
• enige bestuurlijke context
• samenwerking met externe partijen aanwezig
• basiservaring met coördinatie en veiligheid. d. Goed Ervaring als projectleider van grotere gemeentelijke events
• representatieve/bestuurlijke bijeenkomsten
• structurele samenwerking met veiligheidsorganisaties en stakeholders. e. Uitstekend Ruime, recente ervaring met vergelijkbare gemeentelijke opdrachten
• eindverantwoordelijk voor complexe events
• intensieve samenwerking met bestuur en veiligheidspartners
• aantoonbare resultaten. 15. Motivatie en aansluiting op opdracht – maximaal 30 punten Beoordeling van de motivatie en de mate waarin kandidaat aansluit op de opdracht en organisatie. Hierbij wordt gekeken naar: bestuurlijke sensitiviteit
• zelfstandigheid
• communicatieve vaardigheden
• motivatie voor werken binnen gemeentelijke context
• directe inzetbaarheid binnen het team Kabinet en Evenementen. a. Onvoldoende aansluiting CV toont onvoldoende bestuurlijke sensitiviteit
• weinig zelfstandigheid
• communicatie en motivatie voor gemeentelijke context ontbreken. b. Beperkte aansluiting Enige relevante eigenschappen, maar inconsistent
• beperkte zelfstandigheid
• motivatie summier
• beperkte affiniteit met gemeentelijke setting c. Voldoende aansluiting Relevante basis aanwezig: voldoende zelfstandigheid en communicatie
• enige bestuurlijke sensitiviteit
• gemotiveerd voor gemeentelijke context
• inzetbaar met begeleiding. d. Goede aansluiting Duidelijke match: sterke communicatieve vaardigheden, zelfstandig
• goede bestuurlijke sensitiviteit
• gemotiveerd en snel inzetbaar binnen te e. Zeer sterke aansluiting en overtuigende motivatie Uitstekende match: hoog ontwikkelde bestuurlijke sensitiviteit
• zeer zelfstandig
• sterke communicatie
• duidelijke motivatie en direct productief inzetbaar

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.