Adviseur Kwaliteitsmonitoring Informatiebeheer

Vacature

Functie: Adviseur Kwaliteitsmonitoring

Omvang: 24 uur per week

Duur: tijdelijke opdracht, circa 5 maanden

Omschrijving opdracht

Je brengt kaders, richtlijnen en uitvoering van kwaliteitsmonitoring samen en realiseert een praktische, werkbare werkwijze voor controle en afhandeling van zaken in het Zaaksysteem. De opdracht bestaat uit drie samenhangende onderdelen die (gedeeltelijk) parallel uitgevoerd kunnen worden:

• Onderdeel 1 — Advisering Handboek Kwaliteitszorg: adviseren en ondersteunen van de beleidsadviseur bij het herijken, besluitrijp maken en implementeren van het concept Handboek Kwaliteitszorg.
• Onderdeel 2 — Handreiking Kwaliteitsmonitoring afgehandelde zaken: inzicht en overzicht creëren in de werkwijze, voorstellen doen ter verbetering, regie voeren over de PDCA-cyclus, betrokkenheid en training van kwaliteitsbeheerders en informatiebeheerders bevorderen, controlezaken en geautomatiseerde processen analyseren en waar nodig verbeteren met functioneel beheer van het Zaaksysteem. Opleveren van een (zo nodig herijkte) Handreiking die aansluit op het Handboek en een werkverdeling en werkwijze biedt voor controle en afhandeling van zaken in het Zaaksysteem.
• Onderdeel 3 — Doorontwikkeling Dashboard Kwaliteitsmonitoring: opdrachtformulering voor het dashboard in lijn brengen met het Handboek en de Handreiking, samenwerken met Datalab om het dashboard te realiseren en integreren in de werkzaamheden zodat het ondersteunt bij het wegwerken van werkvoorraden en het efficiënt inzetten van kwaliteitsbeheerders.

Regie en oplevering

Je neemt in de startfase de regie, organiseert bijeenkomsten om de nieuwe werkwijze eigen te maken en zorgt dat werkvoorraden afnemen. Je draagt er zorg voor dat de werkwijze in de reguliere werkzaamheden ingebed wordt en dat coördinerend adviseur en beleidsadviseur de regie kunnen overnemen zodra routine is bereikt.

Scope

De opdracht heeft betrekking op kwaliteitsmonitoring van zaken in het Zaaksysteem. Zaken in procesapplicaties (bijv. Zorgned, CLO, I-Burgerzaken) vallen buiten de opdracht; je houdt wel aantekeningen en tips bij die later kunnen helpen bij kwaliteitsmonitoring voor die applicaties.

Wat verwachten we

• Aantoonbare ervaring in het leiden van kwaliteitsverbeteringstrajecten in zaakgericht werken en/of informatie- en archiefbeheer (noem minimaal 2 voorbeelden in je cv).
• Kennis en ervaring als informatie-archiefmanager met kwaliteitsmonitoring, zowel tactisch-strategisch als operationeel.
• Verbindende kwaliteiten en het vermogen effectief samen te werken en stakeholders en medewerkers te enthousiasmeren voor de beoogde resultaten.

Eisen:

1. De kandidaat beschikt over de volgende competenties (blijkt uit gesprek) Regisseren Overtuigingskracht/daadkrachtig Resultaatgericht verbindend / bruggenbouwer
2. De kandidaat beschikt over een opleiding op HBO niveau bijv. IDM of LRM maar bestuurskunde of geschiedenis als achtergrond kan óók (blijkt uit CV)
3. Kandidaat beschikt over specifieke vakkennis op het gebied van archief- en recordmanagement (blijkt uit CV)
4. De kandidaat heeft minimaal 3-4 jaar relevante werkervaring (blijkt uit CV)
5. Kandidaat heeft specifieke aantoonbare ervaring in het leiden van kwaliteitsverbeteringstrajecten in zaakgericht werken en/of informatie- en archiefbeheer (blijkt uit CV , noem minimaal 2 voorbeelden in CV)
6. Kandidaat heeft relevante aantoonbare kennis en ervaring als informatie-archiefmanager met kwaliteitsmonitoring, zowel tactisch-strategisch als operationeel, blijkt uit CV
7. Kandidaat heeft relevante werkervaring op gevraagd werkterrein binnen een gemeente/overheid (blijkt uit CV)

Wensen:

• Wensen/eisen aan devices: Besturingssysteem moet Windows 11 Enterprise zijn (Geen Home, geen Pro en geen Windows 10), minimaal een Intel Core i5/Ultra 5 of AMD Ryzen 5, minimaal 8 Gb werkgeheugen, 16 Gb geadviseerd, USB-C met laadfunctie (minimaal 65w) en de laptop moet onbeheerd zijn en nog niet aangemeld in de omgeving van een andere partij zodat wij hem correct kunnen inspoelen

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.