Bestuursassistent

Bestuursassistent

Heb jij organisatietalent en politiek-bestuurlijke voelsprieten? Als bestuursassistent ondersteun je de bestuurder breed in de portefeuille en zorg je voor een gestroomlijnde, professionele organisatie van werkzaamheden en bijeenkomsten.

Wat ga je doen?

• Ondersteunen van de bestuurder: samen met de bestuursadviseur en woordvoerder draag je zorg voor de volledige ondersteuning van de portefeuille.
• Agendabeheer en stukkenstroom: regie over de agenda, beheer van inkomende e-mails en verzoeken, en snel beslissen over vervolgstappen.
• Vergaderingen en bijeenkomsten: plannen en organiseren van bijeenkomsten voor burgemeester en wethouders; organiseren en leiden van wekelijkse stafbijeenkomsten; feilloze organisatie van online, fysieke en hybride vergaderingen.
• Administratie en besluitvorming: opstellen van duidelijke agenda's, verzamelen en distribueren van documenten, bijhouden van actiepunten en besluiten.
• Evenementen en bezoeken: meedenken en organiseren van speciale bijeenkomsten, evenementen en bezoek- en relatieafspraken.
• Proactieve rol: fungeren als de 'oren en ogen' van B&W: signaleren, meedenken, participeren en adequaat reageren op ontwikkelingen.

Wat breng je mee?

• Opleiding: minimaal afgeronde MBO-opleiding (bijv. (management)ondersteuning, administratieve ondersteuning, secretarieel medewerker); MBO+ werk- en denkniveau.
• Talen: goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands.
• Vaardigheden: bedreven in e-mail- en complex agendabeheer; systematische en gestructureerde werkaanpak; snel beslissen over vervolgstappen.
• ICT: ervaring met of snel eigen maken van programma’s zoals iBabs, MS Teams en Outlook.
• Persoonlijke eigenschappen: integer, verantwoordelijk, open en vriendelijke maar directe communicatiestijl; flexibel en stressbestendig; behoudt focus bij strakke deadlines.
• Bereikbaarheid: minimaal 2 dagen fysieke aanwezigheid in overleg met je staf (let op: na inwerkperiode).

Uren en inzet

• Uren: 24–36 uur per week.
• Kantoordagen: dinsdag en vrijdag zijn in ieder geval kantoordagen.

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.