Bestuursecretaresse GS

Functie: Bestuurssecretaresse

Functieomschrijving

• Organisatie van bijeenkomsten: Je organiseert in- en externe bijeenkomsten, regelt catering, reserveert ruimtes en ontvangt gasten.
• Documentatie: Je documenteert afspraken en benodigde informatie in iBabs.
• Reis- en verblijfregelingen: Bij buitenlandse reizen boek je de reis en het verblijf van de bestuurder en zorg je voor ondersteuning op afstand.
• Agenda- en planningbeheer: Je bewaakt agenda's nauwkeurig, plant afspraken tijdig en handelt last-minute wijzigingen vakkundig af door de juiste partijen te schakelen.
• Contactpersoon: Je zoekt actief de verbinding met externen en fungeert als vraagbaak voor collega’s en afdelingen.
• Procesverbetering: Je signaleert inefficiënties en zet de juiste lijnen uit om processen te verbeteren en te vernieuwen.
• Notuleren: Je verzorgt bij sommige vergaderingen de notulen; goede notuleervaardigheden zijn een plus.

Wie ben jij?

• Je bent gestructureerd en gericht op vernieuwing.
• Je hebt een proactieve, verbindende houding en laat je niet snel afschepen met 'nee'.
• Je kunt goed plannen en schakelen bij last-minute wijzigingen.
• Notuleren is een pré.

Eisen:

1. Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking
2. Minimaal een afgeronde opleiding op MBO niveau 4

Wensen:

• Een afgeronde opleiding op MBO- niveau 4 niveau bij voorkeur in de richting van secretarieel/office management
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld als ondersteuning van een College van B&W, Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar
• Maandag, dinsdag, woensdag, vrijdag aanwezig op het provinciehuis in Lelystad
• Vijf dagen aanwezig op het provinciehuis
• Goede aantoonbare communicatieve vaardigheden in woord en geschrift. Je kunt overleggen notuleren, vermeld dit duidelijk in het cv)
• Aantoonbare werkervaring met het werken in Microsoft Office, bijvoorbeeld met ondersteunende administratieve werkzaamheden zoals agenda- en mailbeheer (Outlook), verslaglegging en opstellen zakelijke brieven :
• Aantoonbare werkervaring met iBabs is een pré evenals ervaring met het archiveringssysteem eDocs

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.