Bestuurssecretaresse

Functieomschrijving

Als bestuurssecretaresse ondersteun je de burgemeester en een wethouder op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Je zorgt dat zij hun rol optimaal kunnen vervullen door correspondentie en agenda’s efficiënt te organiseren, vragen en documenten te filteren en informatie te stroomlijnen. Je plant en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten en speelt flexibel in op ad hoc situaties terwijl je deadlines bewaakt.

Jouw werkzaamheden

• Agendabeheer: je hebt de lead in het agendabeheer van de burgemeester en een wethouder en managet complexe agenda’s.
• Voorbereiden afspraken: je zorgt dat vergaderstukken compleet zijn en reserveert de juiste ruimtes, materialen en IT‑faciliteiten.
• Communicatie en planning: je bent het eerste aanspreekpunt voor het plannen van afspraken; zowel interne collega’s als inwoners en ondernemers weten je te vinden.
• Informatiestructuur: je filtert en stroomlijnt vragen, documenten en andere informatie en pakt binnenkomende zaken proactief op.
• Organiseren van bijeenkomsten: je plant en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten en bewaakt daarbij het overzicht en de voortgang.

Jouw profiel

• Je bent een organisatietalent met een frisse, open blik en een integere persoonlijkheid.
• Je denkt altijd een stap vooruit en bewaart het overzicht, ook bij een lange takenlijst.
• Je bent flexibel en kunt goed omgaan met ad hoc situaties en strakke deadlines.
• Je werkt proactief en kijkt kritisch mee in processen om verbeteringen aan te dragen.
• Je bent communicatief vaardig en voelt je op je gemak in contact met uiteenlopende mensen.

Het team

Je werkt nauw samen met drie collega‑bestuurssecretaresses; samen vullen jullie elkaar aan en ondersteunen jullie elkaar, waardoor je goed op de hoogte bent van wat er speelt binnen de organisatie.

Eisen:

1. Kennis & kwaliteiten
2. -Je hebt minimaal een MBO+ werk- en denkniveau. Je bent communicatief zeer sterk en hebt MS Office goed in de vingers
3. -Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in je rol op een hoger managementniveau. Je hebt bij voorkeur ook ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving en/of een grote organisatie
4. -Je bent flexibel in je beschikbaarheid
5. -Je bent stressbestendig en diplomatiek
6. -Je bent pro-actief

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.