Coördinator interne evenementen

Functieomschrijving

Ben jij een ervaren coördinator die evenementen organiseert, verbindt en gastvrijheid uitstraalt? Als Coördinator Interne Evenementen ben jij dé facilitaire duizendpoot die evenementen plant en organiseert binnen de gemeente Tilburg. Je vertaalt wensen naar facilitaire processen en werkt samen met diverse partners en collega’s om elk evenement tot een succes te maken.

Wat ga je doen?

• Je maakt interne evenementen mogelijk, zoals werkcongressen, rondleidingen, ceremoniële huwelijken, raadsvergaderingen en recepties, voornamelijk in het Stadhuis, Paleis-Raadhuis, de Stadswinkel en het BAT.
• Je vormt een nauw team met je collega coördinator evenementen en de facilitaire ondersteuners en stuurt deze ondersteuners aan.
• Je bent de schakel tussen de interne aanvragers, teammanagers, medewerkers van het Servicepunt en externe partners zoals cateraars en schoonmaakdiensten.
• Je bent het aanspreekpunt voor interne afdelingen zoals Bestuurszaken en Griffie met betrekking tot evenementen.
• Je coördineert werkzaamheden en processen binnen het team met speciale focus op evenementen.
• Je draagt bij aan het uitdragen van de Tilburgse Gastvrijheid samen met je collega’s van Faciliteiten.
• Je signaleert knelpunten, geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het management en escaleert belangrijke kwesties waar nodig.
• Je voert projecten uit rondom het faciliteren van evenementen en creëert draagvlak door verbinding te maken met alle betrokken partijen.
• Je werkt de werkwijze en visie op evenementen uit en evalueert deze continu.
• Je initieert en implementeert procesverbeteringen.
• Je bent verantwoordelijk voor managementinformatie, analyseert deze en adviseert het management op basis van jouw bevindingen.
• Je bent aanwezig bij evenementen wanneer dat nodig is, ook buiten reguliere werktijden.

Waar ga je werken?

Je komt te werken binnen het cluster Gastvrijheid en Services, afdeling Faciliteiten, in een team van vier collega’s evenementen. Je werkt nauw samen met medewerkers van Ontvangst en Huismeesters. De werklocaties wisselen tussen het Stadhuis, Paleis-Raadhuis, de Stadswinkel en het BAT. Je hebt flexibiliteit in werktijden en bent beschikbaar voor evenementen in de avond en soms in het weekend. Thuiswerken is beperkt mogelijk.

Wat breng je mee?

• HBO-diploma, bij voorkeur in Event Management, Hotel Management, Facilitair of Projectmanagement.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Beschikbaarheid van 32 tot 36 uur per week, met mogelijkheid tot 4 x 9-urige werkdagen.
• Flexibiliteit in werktijden, inclusief avonden en soms weekenden.
• Sterke gesprekspartner met bestuurlijke sensitiviteit, die stevige gesprekken kan voeren met stakeholders en belangen kan wegen.
• Uitstekend organisatietalent en communicatieve vaardigheden, met oog voor detail en overzicht.
• Coachende vaardigheden en het vermogen om een positieve sfeer te creëren voor gasten en collega’s.
• Creativiteit en oplossingsgerichtheid om met frisse ideeën het verschil te maken.
• Competenties: resultaatgerichtheid, samenwerken, probleemanalyse, voortgangscontrole en vernieuwingskracht.

Overige informatie

• Je organiseert evenementen altijd voor interne opdrachtgevers.
• Je werkt mee aan reputatiegevoelige, op maat gemaakte 'A-events'.
• Je adviseert vanuit kennis en kunde en bepaalt en organiseert uiteindelijk de evenementen.
• Je denkt op tactisch niveau mee over de ontwikkeling en het beleid van de A-events.
• Je hebt ervaring met het werken in een bestuurlijke omgeving en bent gewend om met diverse stakeholders samen te werken, zoals Bestuurszaken voor burgemeester en wethouders.

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.