Directiesecretaresse

Functieomschrijving

Als directie secretaresse ondersteun je de algemeen secretaris/directeur en de directeur Staf. Je beheert hun agenda’s en bent een belangrijke schakel in de voorbereiding van vergaderingen van het Dagelijks Bestuur, de Kroonleden en de Raad van de SER. Je verzamelt en verzendt vergaderstukken, verzorgt de facilitaire voorbereiding en fungeert als aanspreekpunt voor de leden van de Raad van de SER. Dankzij jouw inzet kunnen de algemeen secretaris en directeuren zich volledig richten op hun strategische taken.

Je hebt regelmatig contact met secretariaten van sociale partners, ministeries, het secretariaat van de voorzitter en de directiesecretaris. Je zorgt voor een goede planning en een soepel verloop van werkzaamheden, vooral rondom het Dagelijks Bestuur, de Raad en de kroonleden. Je bent een belangrijk aanspreekpunt en luisterend oor voor de algemeen secretaris en collega’s. Met jouw overzicht, proactieve houding en vooruitziend vermogen houd je de continu veranderende agenda- en vergaderstroom beheersbaar. Je werkt nauw samen met de directiesecretaris, beleidsondersteuner en secretaresses van de voorzitter van de SER.

Werkzaamheden

• Agendabeheer en plannen van afspraken voor de Algemeen Secretaris/Directeur en Directeuren Beleid en Staf
• Verzorgen van correspondentie van de Algemeen Secretaris en Directeur Beleid en Staf
• Plannen en logistieke voorbereiding van vergaderingen van het Directieteam, Dagelijks Bestuur, Kroonledenoverleg en Raad
• Bijhouden van mutaties en wijzigingen in het Dagelijks Bestuur, Kroonleden en Raad
• Tijdig verzamelen en versturen van stukken voor deze vergaderingen en (administratieve) opvolging van afspraken en besluiten
• Uitvoeren van overige taken voortvloeiend uit de (statutaire) taken van de Algemeen Secretaris/Directeur, zoals het voorbereiden en boeken van dienstreizen en bijeenkomsten

Profiel

• Ervaring en professionaliteit: minimaal hbo werk- en denkniveau en ten minste 5 jaar ervaring in een ondersteunende rol op directieniveau, zoals managementassistent, executive assistant of directiesecretaresse
• Digitale vaardigheden: volledig digitaal werken en uitstekende kennis van Office 365; ervaring met systemen als M-Files, iBabs, SharePoint en Topdesk is een pré
• Sterk in plannen en organiseren: je stelt prioriteiten, bewaakt deadlines en zorgt voor een naadloze afstemming van werkzaamheden
• Proactief en hands-on: je neemt initiatief en lost problemen pragmatisch op
• Communicatief sterk op elk niveau: je schakelt moeiteloos met ministeries, sociale partners en interne collega’s; uitstekende beheersing van het Nederlands is vereist, goede beheersing van het Engels is een pré
• Flexibel en stressbestendig: je blijft kalm onder druk en stelt de juiste prioriteiten, ook bij last-minute wijzigingen
• Discreet en betrouwbaar: je gaat integer om met gevoelige informatie en bent een vertrouwenspersoon voor de algemeen secretaris en directeuren Staf en Beleid
• Ervaring binnen de Rijksoverheid: is een pré

Eisen:

1. Ervaring en professionaliteit: je hebt hbo werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar ervaring in een ondersteunende rol op directieniveau, zoals managementassistent, executive assistant of directiesecretaresse
2. Digitale vaardigheden: je werkt volledig digitaal en bent uitstekend bekend met Office 365. Ervaring met andere systemen zoals M-Files, iBabs, SharePoint, Topdesk is mooi meegenomen
3. Sterk in plannen en organiseren: je stelt prioriteiten, bewaakt deadlines en zorgt ervoor dat alles naadloos op elkaar aansluit
4. Proactief en hands-on: je wacht niet af, maar neemt initiatief en lost problemen pragmatisch op
5. Communicatief sterk op elk niveau: je schakelt moeiteloos met ministeries, sociale partners en interne collega’s. Uitstekende beheersing van het Nederlands is vergoede beheersing van Engels is een pre
6. Flexibel en stressbestendig: je blijft kalm onder druk en stelt de juiste prioriteiten, ook als de planning last-minute wijzigt
7. Discreet en betrouwbaar: je gaat integer om met gevoelige informatie en bent een vertrouwenspersoon voor de algemeen secretaris en de directeuren Staf en Beleid
8. Bij voorkeur ervaring binnen de Rijksoverheid.Letop! Kandidaat dient beschikbaar te zijn op 12 en 13 januari. Op één van deze dagen wordt het intakegesprek (op locatie) ingepland

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.