Inhuur Adviseur Informatiebeheer

Functieomschrijving

Als specialist informatiebeheer draag je bij aan een betrouwbare, betrokken en deskundige informatievoorziening binnen onze organisatie. Je adviseert en ondersteunt bij het digitaliseren en archiveren van documentstromen, zodat werkprocessen optimaal worden ondersteund en voldaan wordt aan wet- en regelgeving. Met jouw advies help je collega’s eenvoudig de benodigde informatie en documenten te vinden voor hun werkzaamheden.

Je bent verantwoordelijk voor het adviseren over (werk)processen en de inzet van digitale oplossingen zoals PowerBrowser, Xential, iBabs, Sansa en BlueBeam, om archiefwaardige informatie duurzaam te bewaren, beheren en ontsluiten.

Je speelt een cruciale rol in de verdere uitrol van zaakgericht werken binnen de organisatie. Als projectleider breng je in overleg met sectoren in kaart welke processen zaakgericht kunnen worden ingericht. Je werkt samen met adviseurs, applicatiebeheerders en experts uit diverse sectoren en teams om zaakgericht werken te realiseren. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor tactische en strategische informatiebeheervraagstukken en werk je nauw samen met functioneel beheerders en collega’s informatiebeheer.

Je maakt deel uit van het team Informatiebeheer binnen de sector Bedrijfsvoering en beheert samen met een collega de systemen die betrokken zijn bij zaakgericht werken voor de sectoren Risicobeheersing, Brandweerzorg, Crisisbeheersing, Rampenbestrijding en Bedrijfsvoering.

Concreet ga je onder andere de volgende zaken oppakken en opleveren:

• Verdere uitrol van zaakgericht werken binnen de sectoren (inrichting van minimaal 4 werkprocessen)
• Doorontwikkeling governance teamkanalen
• Toezichtverslag Informatiebeheer Team 2025
• Ondersteunen bij doorontwikkeling en inrichting van bestuurlijke besluitvormingsprocessen
• Actualiseren van de Archiefverordening
• Opstellen van een calamiteitenplan voor het archief
• Opstellen van hotspotmonitors COVID-19 en Vluchtelingen

Functie-eisen

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding op het gebied van bestuurlijke informatiekunde of informatiebeheer, zoals SOD 2, LARM of LRM
• Ervaring met informatiebeheer binnen de overheid en het werken met zaakgerichte applicaties
• Ervaring met de overgang van analoog naar digitaal informatiebeheer (digitalisering/vervanging)
• Ervaring met het opstellen en implementeren van beleid op het vakgebied informatiebeheer/DIV
• Ervaring met het werken met en beheren van een DMS/RMA
• Actuele kennis van ontwikkelingen binnen het vakgebied informatiebeheer/DIV
• Specialistische expertise met oog voor het overkoepelende organisatiebelang
• Klantgericht, sociaal vaardig en soepel in omgang
• Ondernemend en initiatiefrijk, met een duidelijke verantwoordelijkheidsgevoel
• In staat zelfstandig te werken en goed in teamverband
• Vermogen om het overzicht te bewaren
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Pré: kennis van organisaties binnen het veiligheidsdomein
• In staat om bij aanvang een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen

Competenties

• Analytisch vermogen: signaleren van problemen, herkennen van belangrijke informatie, verbanden leggen en oorzaken opsporen
• Inlevingsvermogen: zich verplaatsen in belangen en gevoelens van anderen, rekening houden met gevolgen van eigen handelen
• Klantgerichtheid: anticiperen op wensen en behoeften van klanten/opdrachtgevers en hierop aansluiten
• Mondelinge communicatie: helder, kernachtig en correct formuleren van ideeën en informatie
• Regisseren: belangen en inbreng van diverse partijen samenbrengen en richting geven aan samenwerking
• Resultaatgerichtheid: doelstellingen formuleren en actief gericht zijn op het behalen ervan
• Schriftelijke communicatie: helder, correct en begrijpelijk op schrift stellen van boodschappen

Eisen:

1. Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie -
2. Minimaal afgeronde HBO-opleiding op het gebied van bestuurlijke informatiekunde of informatiebeheer, zoals bijv. SOD 2, LARM of LRM -

Wensen:

• Bij deze opdracht wordt om een motivatiebrief gevraagd. Deze weegt mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze motivatiebrief wordt beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria. Bij deze opdracht wordt om een motivatiebrief gevraagd. In deze motivatiebrief zien wij graag een beschrijving van relevante ervaring binnen drie eerdere opdrachten, waarin de zeven concrete zaken uit de opdrachtbeschrijving aantoonbaar zijn uitgevoerd. Beschrijf hierbij de uitgevoerde werkzaamheden. Deze weegt mee in de uiteindelijke beoordeling. De motivatiebrief wordt beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria. Gegadigde dient een CV en motivatiebrief in te dienen, waarin ten minste wordt ingegaan op de gestelde competenties en benoeming van ervaring met voorbeelden die aantonen dat kandidaat in staat is om de opdracht goed te vervullen. VRBN zal beoordelen in welke mate de kandidaat aansluit bij de gestelde competenties en gevraagde ervaring én in welke mate deze kandidaat past binnen VRBN. Ingediende offertes worden eerst beoordeeld op basis van ingediende stukken (motivatiebrief en CV). Indien kandidaat niet of onvoldoende aansluit, dan volgt afwijzing/uitsluiting van de verdere aanbestedingsprocedure. Indien kandidaat voldoende aansluit, zal 0% van de maximaal te-behalen score worden toegekend. Indien kandidaat excellent aansluit, zal 100% van de maximaal te-behalen score worden toegekend

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.