Junior DIV medewerker

Functie

Junior medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV)

Je ondersteunt bij de uitvoering van archief- en informatietaken. Je werkt onder begeleiding van een senior DIV-medewerker en de Recordmanager. Je werkzaamheden richten zich op het ordenen, selecteren, registreren en overdragen van documenten en archieven, zowel analoog als digitaal. Je draagt bij aan lopende archiveringsprojecten en zorgt voor een correcte en volledige vastlegging van informatie conform geldende wet- en regelgeving (Archiefwet). Daarnaast ondersteun je bij dagelijkse DIV-werkzaamheden, waaronder de afhandeling van fysieke inkomende en uitgaande post, scanning, registratie en archivering van documenten.

Werkzaamheden

• Selecteren en inventariseren van (beleids)archieven ten behoeve van overdracht, vernietiging of overbrenging.
• Registreren en ordenen van documenten en dossiers in het documentmanagementsysteem (DMS) of zaaksysteem.
• Controleren van dossiervorming op volledigheid en juistheid conform de geldende werkwijze en classificatiestructuur.
• Behandelen van informatieverzoeken van collega's en het ontsluiten van relevante documenten.
• Ondersteunen bij de uitvoering van vernietigingslijsten en overdrachtslijsten in het kader van de Archiefwet.
• Bijdragen aan de verbetering van werkprocessen en werkinstructies rondom documentbeheer.
• Uitvoeren van administratieve taken rondom de afhandeling van fysieke inkomende en uitgaande post, scanning en archivering.
• Ondersteunen bij digitaliseringsprojecten en de migratie van analoge archieven naar digitale omgevingen.

Gevraagde expertise

• Aantoonbare affiniteit met en bij voorkeur ervaring op het gebied van documentaire informatievoorziening, archivering of informatiemanagement.
• Ervaring met selecteren en inventariseren van archieven (analoog en/of digitaal).
• Ervaring met gestructureerde registratie- of beheersystemen, zoals een DMS, zaaksysteem, LIMS of vergelijkbaar (bijv. Decos JOIN, Corsa, OpenWave).
• Kennis van of affiniteit met de Archiefwet en selectielijsten.
• Vaardig met MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Nauwkeurig werken met gestructureerde informatiesystemen en classificatieschema's.
• Affiniteit met de afhandeling van fysieke inkomende en uitgaande post, scanning en digitale verwerking van documenten.
• Werkervaring in een vergelijkbare rol is een pré; er is ook ruimte voor kandidaten die de stap maken vanuit een aangrenzend vakgebied.

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde hbo opleiding in de richting van informatiemanagement, bestuurskunde of archiefkunde
2. Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig uitvoeren van administratieve of informatietaken
3. Aantoonbare werkervaring met het ordenen, registreren of beheren van documenten of dossiers

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met het selecteren en inventariseren van archieven in het kader van overdracht of overbrenging, geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv
• Aantoonbare werkervaring met het werken in een gestructureerd registratie- of beheersysteem met DMS, zaaksysteem, LIMS, geef dit duidelijk aan in het cv
• Aantoonbare werkervaring als DIV medewerker binnen of voor een Omgevingsdienst, geef dit duidelijk aan in het cv

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.