Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer (herhaalde oproep)

Functie

Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer

Korte functieomschrijving

Je ondersteunt één of meerdere vakteams bij het verbeteren van de kwaliteit van de informatiehuishouding. Je controleert of dossiers en zaken volledig en juist zijn ingericht, zodat ze digitaal gearchiveerd kunnen worden volgens geldende richtlijnen. Je coacht en adviseert collega’s bij digitaal werken en levert concrete verbetervoorstellen op basis van kwaliteitscontroles en rapportages.

Kernverantwoordelijkheden

• Controleren of dossiers en zaken correct zijn ingericht voor digitale archivering.
• Uitvoeren van kwaliteitscontroles, vastleggen van bevindingen en rapporteren aan de leiding.
• Adviseren en coachen van collega’s bij zaakgericht en digitaal werken, onder andere bij implementatie van (nieuw) zaaksysteem en migratie naar Microsoft 365.
• Opstellen van concrete verbetervoorstellen en verbeteren van werkinstructies en trainingen.
• Zorgdragen voor juiste overdracht, afsluiting of vernietiging van dossiers conform regels.

Dagelijkse werkzaamheden

• Deelnemen aan projectoverleggen (bijvoorbeeld migratie naar Microsoft 365).
• Samen met vakteams beoordelen welke bestanden archiefwaardig zijn en hoe deze beter vindbaar te maken.
• Op locatie collega’s ondersteunen en vragen beantwoorden, ook via systemen zoals Topdesk.
• Trainingsactiviteiten verzorgen over zaakgericht werken.
• Tijd inplannen voor kwaliteitscontroles, administratie en het bijwerken van instructies en trainingen op basis van feedback.

Persoonlijke eigenschappen

• Je krijgt energie van het verder helpen van collega’s.
• Je legt rustig en praktisch uit wat nodig is, zodat teams zelfstandig verder kunnen.
• Nauwkeurigheid bij overdracht, afsluiting en vernietiging van dossiers.

Eisen:

1. Wij zoeken
2. - Een ervaren informatieprofessional
3. - Met brede kennis van dossiervorming, archivering en informatiebeheer
4. - Die collega’s ondersteunt en coacht in kwalitatieve dossiervorming tijdens het lopende werkproces
5. - Zodat archivering ‘aan de achterkant’ zoveel mogelijk automatisch en volgens afspraken verloopt
6. - Met aantoonbare ervaring in zaakgericht werken (ZGW) en digitale dossiervorming
7. - Die met ons stappen zet richting modern en innovatief informatiebeheer
8. Kennis & kwaliteiten
9. • Je hebt een proactieve werkhouding, bent resultaatgericht en neemt anderen mee om samen verbeteringen door te voeren
10. • Je hebt hbo werk- en denkniveau en relevante vakkennis/opleiding (bijv. leergang Informatiebeheer, SOD II, recordmanagement, auditing of vergelijkbaar)
11. • Je hebt aantoonbare ervaring met digitaal en zaakgericht werken (ZGW) binnen een overheidsorganisatie
12. • Je bent thuis in digitaal archiveren, het opstellen/toepassen van vernietigingslijsten en het werken met kwaliteitszorg- of auditsystemen

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.