Management Assistent / Bestuurssecretaresse

Functieomschrijving

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en veelzijdige rol binnen onze organisatie. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken. Daarnaast neem je een coördinerende rol op je binnen het secretariaatsteam, waarbij je zorgt voor een soepele samenwerking en efficiënte werkprocessen.

Jouw taken

• Agenda- en communicatiebeheer: Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris/directeur.
• Prioriteiten stellen: Met zelfstandigheid bepalen waar de prioriteiten liggen bij telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren.
• Ondersteuning college: Meelezen in de mailboxen van het college voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning.
• Vergaderingen voorbereiden: Voorbereiden van wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouderoverleggen in nauwe samenwerking met bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en gemeentesecretaris.
• Mailboxbeheer: Beheren van de gezamenlijke mailbox en het uitzetten van informatie en acties naar het college of collega’s.

Coördinerende rol binnen het secretariaatsteam

• Zorgen voor duidelijkheid in rol- en taakverdeling binnen het team en tussen afdelingen.
• Uniformeren en professionaliseren van werkwijzen en processen, zodat iedereen op dezelfde manier werkt.
• Bewaken van bezetting en werkverdeling, en tijdig signaleren van knelpunten.
• Fungeren als spin in het web tussen verschillende afdelingen, en zorgen dat afspraken en verantwoordelijkheden helder zijn.
• Initiatieven nemen om de samenwerking en efficiëntie van het secretariaat te verbeteren.

Wie ben jij?

Je hebt een afwisselende functie als meewerkend voorman waarbij geen dag hetzelfde is. Je bent proactief en kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je bent nauwkeurig en hebt oog voor detail, maar ook in staat om op het juiste moment je voelsprieten uit te steken. Daarnaast ben je een prettige collega met wie het goed samenwerken is.

Eisen:

1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Management Assistent en/of Bestuurssecretaresse bij een gemeente
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar in het coördineren van een secretariaatsteam
3. Aantoonbare werkervaring met het in staat zijn om burgemeester, wethouders en directeur te adviseren in het bepalen van prioriteiten bij e-mail verkeer, verzoeken om afspraken en telefonische verzoeken om contact
4. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van (directie)secretaresse / management assistent
5. Uiterlijk beschikbaar per 5 januari 2026 voor 36 uur per week

Wensen:

• Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als Management Assistent en/of Bestuurssecretaresse bij een gemeente
• Aantoonbare ervaring in het uniformeren van werkprocessen en het verbeteren van samenwerking binnen teams
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabs
• Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.