Management- en directieondersteuner

Functieomschrijving

Als management- en directieondersteuner bied je secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere teammanagers en de algemeen directeur/gemeentesecretaris. Je zorgt ervoor dat zij zich kunnen richten op hun bestuurlijke en managementtaken.

Wat ga je doen?

• Je beheert agenda’s volledig en proactief, stemt vergaderlocaties en faciliteiten af en legt verbanden tussen e-mails en agenda-items.
• Je beheert correspondentie en e-mail.
• Je bereidt overleggen voor en verzorgt de notulering.
• Je beheert en handelt (personeels)administratie af in zaaksystemen, zoals Decos JOIN.
• Je ondersteunt bij de inhuur en het contractbeheer van tijdelijke medewerkers.
• Je verzorgt vakantie- en afwezigheidsregistraties en codeert facturen.
• Je organiseert teamdagen en representatieve aangelegenheden.
• Je werkt samen met collega-managementondersteuners en vervangt elkaar waar nodig.

Wat breng je mee?

• Je handelt proactief en werkt oplossingsgericht.
• Je kunt snel schakelen in een dynamische gemeentelijke omgeving.
• Je hebt kennis van en ervaring met digitale werkmiddelen.
• Je gebruikt Office 365, Teams en iBabs routinematig en efficiënt.

Samenwerking

Je werkt nauw samen met de teammanagers, de algemeen directeur/gemeentesecretaris en collega-secretariaten.

Eisen:

1. De leverancier beschikt over een geldige G-rekening indien het detachering betreft (aan te tonen bij contractering)
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner
3. Aantoonbare werkervaring met Office365, inclusief Outlook en Teams, en met iBabs
4. Aantoonbare werkervaring als management- of directieondersteuner binnen een gemeente

Wensen:

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als management- of directieondersteuner
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner bij een gemeente of overheidsinstelling
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau
• Aantoonbare werkervaring met zaaksysteem Decos JOIN
• De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe (maximaal 300 woorden), waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, relevante gemeentelijke ervaring en beschikbaarheid

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.