Medewerker archief

Opdrachtomschrijving

Je wordt gevraagd de kwaliteit, toegankelijkheid en duurzaamheid van de informatiehuishouding te verbeteren. Dit betreft het terugbrengen van achterstanden in zowel fysieke als digitale archieven en het adviseren over een toekomstbestendige inrichting van de informatiehuishouding, inclusief mogelijkheden voor volledige digitalisering.

Taken en verantwoordelijkheden

Belangrijkste werkzaamheden:

• Inventariseren en prioriteren van archiefachterstanden.
• Ordenen, schonen en structureren van fysieke en digitale archieven.
• Digitaliseren van dossiers en controleren/correcten van metadata.
• Toepassen van bewaartermijnen en uitvoeren van archiefselectie.
• Toetsen van dossiers op volledigheid en kwaliteit.
• Voorbereiden van overdracht van in aanmerking komende archiefbescheiden aan het streekarchief.
• In kaart brengen van mogelijkheden voor verdere digitalisering en volledig digitaal archiveren en doen van concrete verbetervoorstellen.
• Zelfstandig uitvoeren van de opdracht binnen met de organisatie afgestemde kaders en afstemmen met betrokken medewerkers waar nodig.

Op te leveren resultaten

• Aantoonbare vermindering van archiefachterstanden.
• Fysieke en digitale archieven die overzichtelijk en duurzaam ingericht zijn.
• Dossiers die volledig en uniform zijn opgebouwd.
• Documenten correct geregistreerd en voorzien van juiste metadata.
• Toepassing van toepasselijke wet- en regelgeving (waaronder Archiefwet en AVG) waarborgd.
• Verbeterde toegankelijkheid en vindbaarheid van informatie voor medewerkers.
• Onderbouwd advies over verdere ontwikkeling van de digitale informatiehuishouding.

Werkwijze en werkomgeving

Je voert de opdracht grotendeels zelfstandig uit en bepaalt binnen afgesproken kaders de meest effectieve aanpak. Vanwege de aard van fysieke archieven worden werkzaamheden grotendeels op locatie uitgevoerd; voor geschikte werkzaamheden is in overleg hybride werken mogelijk.

Vereiste kennis en competenties

• Specialistische kennis van archiefbeheer, met toepassing van de Archiefwet en AVG.
• Ervaring met digitalisering van dossiers en metadatabeheer.
• Kennis van bewaartermijnen, archiefselectie en overdracht naar streekarchief.
• Vaardigheid in het ordenen en structureren van zowel fysieke als digitale archieven.
• Oplossingsgerichte instelling, zelfstandig kunnen werken en samenwerken met betrokken teams.
• Vermogen om concrete, onderbouwde verbetervoorstellen te formuleren.

Eisen:

1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van archiefbeheer en/of informatiebeheer
2. Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie
3. De kandidaat levert één recente referentie aan van een vergelijkbare opdracht

Wensen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van Informatiedienstverlening, Informatiemanagement, Archiefbeheer of vergelijkbaar, aangevuld met relevante vakgerichte opleidingen (zoals SOD I/II of LARM)
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van archief- en informatiebeheer
• Aantoonbare ervaring met het wegwerken van archiefachterstanden, digitaliseringsprojecten en het opschonen/herstructureren van archieven
• Aantoonbare ervaring binnen het belastingdomein, een gemeentelijke organisatie of een belastingsamenwerking
• Aantoonbare ervaring met zaaksystemen, documentmanagementsystemen (DMS) en het beheren van metadata
• Aantoonbare ervaring binnen een samenwerkingsverband van meerdere overheden

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.