Medewerker Bestuurssecretariaat

Functie

Bestuurssecretaresse

Je ondersteunt secretarieel de burgemeester en de wethouders, met een nadruk op het ondersteunen van 3 wethouders.

Team

Je komt in een team met twee andere bestuurssecretaresses waarmee je samen de burgemeester en wethouders van de gemeente ondersteunt.

Taken en verantwoordelijkheden

• Plannen van afspraken: dit beslaat ongeveer 75% van de dagelijkse werkzaamheden.
• Eerste aanspreekpunt: voor contactverzoeken gericht aan de wethouders.
• Bewaken voorbereiding: zorgen dat voorbereidingen tijdig worden aangeleverd.
• Klaarzetten vergaderstukken: onder andere in iBabs.
• Rapportages opstellen: wekelijks rapportages met betrekking tot regionale en representatieve activiteiten van het college.

Eisen:

1. Afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4 in secretariële richting
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als bestuurssecretaresse, binnen een gemeentelijke organisatie
3. Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, organisatie van vergaderingen en stukkenstromen
4. Bereidheid om op specifieke dagen (maandag, woensdag en onderdag) te werken in Zeist

Wensen:

• Een afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als bestuurs secretaresse bij een overheidsinstantie
• Aantoonbare werkervaring met Ibabs
• Aantoonbare werkervaring met Office 365
• Aantoonbare werkervaring met Sharepoint
• Aantoonbaar beschikbaar voor minimaal 28 uur per week gedurende de volledige duur van de opdracht

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.