Medewerker Bestuurssecretariaat

Functieomschrijving

Als bestuurssecretaresse ben jij het eerste aanspreekpunt voor de burgemeester en de aan jou toegekende wethouder. Je beheert agenda's, zorgt voor overzicht en structuur, bereidt afspraken grondig voor en ondersteunt zodat zij zich van hun beste kant kunnen laten zien. Je schakelt soepel tussen agendabeheer, representatie, e-mailverkeer en het organiseren van bijeenkomsten en evenementen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: beheren en coördineren van afspraken en lange termijnplanning.
• Eerste aanspreekpunt: professioneel contact met interne en externe partijen.
• Voorbereiding: zorgdragen voor gedegen en volledige voorbereiding van afspraken.
• Communicatie: correct en adequaat e-mail- en schriftverkeer.
• Organisatie: organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Informatievoorziening: relevante informatie ophalen bij collega’s en externe contacten zodat afspraken vlekkeloos verlopen.
• Proactief werken: anticiperen op behoeften en extra toegevoegde waarde leveren.

Vereisten

• Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Ervaring met agendabeheer en ondersteuning van leidinggevenden.
• Vaardigheid in professioneel e-mail- en overlegverkeer.
• Ervaring met het organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Oog voor structuur, overzicht en planning op lange termijn.
• Proactieve, klantgerichte houding en het vermogen om initiatief te nemen.
• Flexibiliteit in taken, uren en einddatum.

Eisen:

1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaren als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie
2. Aantoonbare werkervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden
3. Minimaal 8 uren per week beschikbaar op locatie voor de opdracht. In elk geval aanwezig in de periode van 10 juli 2026 tm 15 augustus 2026 ivm vakanties van collega’s

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met ondersteuning van een burgemeester
• Aantoonbare werkervaring met de overgang van oud naar nieuw college
• Aantoonbare werkervaring met het bijdragen aan de doorontwikkeling van een bestuurssecretariaat
• Aantoonbare werkervaring met het samenwerken binnen een team van bestuurssecretaresses
• Aantoonbaar minimaal 8 uren per week beschikbaar op locatie voor de opdracht. In elk geval aanwezig in de periode van 10 juli 2026 t/m 15 augustus 2026 ivm vakanties van collega’s
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.