Personal assistent

Personal Assistant (zwangerschapsverlof)

Uren: 24 uur | Functieniveau: HBO I

Houd je van een dynamische werkomgeving waarin je voortdurend schakelt en geen dag hetzelfde is? Wil je een cruciale rol spelen in het ontzorgen van leidinggevenden en het soepel laten verlopen van diverse projecten? Dan is deze functie iets voor jou.

Wat ga je doen?

Als Personal Assistant bied je ondersteuning aan de clustermanager Wijken en dienstverlenging. De werkzaamheden zijn secretarieel en administratief van aard en dragen bij aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse processen. Jouw belangrijkste taken zijn:

• Het plannen en coördineren van complexe afspraken.
• Ondersteuning bij het beheer van e-mailcorrespondentie en agendabeheer.
• Het bewaken en beheren van administratieve processen.
• Het voorbereiden van vergaderingen en zorgen voor accurate verslaglegging, indien nodig.
• Proactieve ondersteuning zodat leidinggevenden zich kunnen richten op hun kerntaken.

Dit ben jij

Je bent van nature een organisatorisch talent: plannen en organiseren gaan je moeiteloos af. Snel schakelen is voor jou geen probleem en je toont initiatief in je werk. Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en legt gemakkelijk contact met collega’s en externe partijen. Je werkt nauwkeurig en doelgericht met oog voor het gewenste resultaat. Dankzij je ervaring in het ondersteunen van leidinggevenden weet je hoe je hen kunt ontzorgen en houd je het overzicht in een dynamische werkomgeving.

Eisen:

1. De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau
2. De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring opgedaan in een 1-op-1 ondersteuningsrol als Personal Assistant van een bestuurder, directeur of leidinggevende

Wensen:

• De kandidaat heeft aantoonbaar recent minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan binnen een overheidsorganisatie
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over een diploma in secretariële richting
• Deze is terug te vinden op; https://www.functiegebouwrijksoverheid.nl/mijn-loopbaan/competentietaal-rijk De uitgevraagde competenties voor deze rol zijn; Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Plannen en organiseren Samenwerken Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Punten worden door de gesprekspartners toegekend tijdens een gesprek waarna deze hier verwerkt zullen worden. Deze dienen dus niet ingevuld te worden door de leverancier

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.