Procesondersteuner

Functie

Titel: Medewerker procesondersteuning externe planvorming

Je zorgt dat samenwerkingen met externe partners soepel verlopen en dat overleggen, afspraken en informatie in een dynamische bestuurlijke omgeving overzichtelijk en goed georganiseerd zijn.

Wat ga je doen?

• Organiseren en ondersteunen van overlegstructuren met externe partners op ambtelijk, management- en bestuurlijk niveau.
• Opstellen van conceptagenda’s, afstemmen met voorzitters, en zorgen voor goede verslaglegging en opvolging van afspraken.
• Beheren van documenten en samenwerkingsomgevingen (zoals Teams en SharePoint), en zorgen dat informatie actueel, toegankelijk en geordend is.
• Ondersteunen bij interne en externe overleggen, bestuurlijke bijeenkomsten en evenementen.
• Helpen nieuwe afspraken, werkwijzen en samenwerkingsafspraken goed te laten landen in de praktijk.

Samenwerking en werkomgeving

Je werkt voor verschillende samenwerkingsverbanden en werkeenheden (regionale trajecten, thematische overleggen, bestuurlijke afstemmingen met gemeenten en andere partners). Geen dag is hetzelfde; jij brengt rust, structuur en continuïteit.

Plaats binnen de organisatie

• De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden uitgevoerd binnen de bestaande organisatiestructuur.
• Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager.
• Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.
• Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders betreft het een structurele rol die volledige inbedding in het team vereist.

Eisen:

1. Een afgeronde opleiding op minimaal MBO-opleiding niveau 4 in de richting van secretariële en/of administratieve
2. Aantoonbare werkervaring met digitale samenwerkings- en documentmanagementsystemen, waaronder Microsoft Teams en SharePoint
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner en/of administratief ondersteuner
4. Aantoonbare werkervaring als procesondersteuner binnen een overheidsorganisatie

Wensen:

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner en/of administratief ondersteuner
• Minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met het opstellen van overlegverslagen, werkgroepverslagen en het ondersteunen van project- en besluitvormingsprocessen
• Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van ambtelijke, management- en bestuurlijke overlegstructuren met externe partners
• Aantoonbare ervaring met het organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten en samenwerkingen met diverse interne en externe stakeholders

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.