Programma ondersteuner

Functietitel

Managementassistente / programmaondersteuner (secretariële ondersteuning van het regionale programma Regiodeal)

Functieomschrijving

Jij ondersteunt de programmamanager als secretaresse en vormt een onmisbare schakel in de dagelijkse organisatie. Je werkt in een dynamische omgeving en stemt af met projectleiders, beleidsadviseurs en externe partners om processen soepel te laten verlopen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Plannen en beheren van complexe agenda’s en afstemmen van afspraken met interne en externe stakeholders.
• Organiseren van bijeenkomsten, inclusief logistieke en administratieve voorbereiding van werkgroepen en stuurgroepen.
• Opstellen, redigeren en archiveren van rapportages, memo’s en andere documenten volgens de huisstijl.
• Notuleren tijdens vergaderingen en zorgen voor correcte verwerking van actiepunten en besluiten.
• Eerste aanspreekpunt voor vragen en verzoeken en zorgen voor een professionele en efficiënte afhandeling.

Jouw profiel

• Beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Nauwkeurig in documentatie en administratie.
• Begrip van bestuurlijke processen.
• Ervaring met notuleren en het verwerken van actiepunten.
• Professionele en klantgerichte communicatie richting interne en externe partijen.

Eisen:

1. Wat breng je mee?
2. We zoeken een nauwkeurige en proactieve secretaresse met organisatorisch talent
3. MBO 4-diploma, bij voorkeur in een relevante richting
4. Ervaring met complex agendabeheer en bestuurlijke besluitvorming, met een daadkrachtige en resultaatgerichte aanpak
5. Affiniteit met evenementen (denk hierbij aan een inloopspreekuur of een workshop) en regionale samenwerkingen
6. Zelfstandig werken en prioriteiten stellen in een dynamische omgeving
7. Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een pré
8. Het zal gaan om gemiddeld 8-12u in de week. De uren morgen verspreid worden naar keuze, maar graag flexibel
9. Het betreft een schaal 8 CAO gemeenten

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.