Projectleider bewerking papieren archieven

Opdracht

De provincie Utrecht beschikt over een omvangrijk papieren archief (ca. 2,5 km) dat is afgesloten en niet meer groeit omdat er uitsluitend digitaal wordt gearchiveerd. Dit papieren archief moet worden bewerkt: onderdelen moeten worden vernietigd en andere onderdelen moeten worden overgebracht naar Het Utrechts Archief. Van het archief zijn beschrijvingen op hoofdlijnen beschikbaar (naam, herkomst, omvang, datering en voorstellen voor de te nemen actie).

Rol

Projectleider archiefbewerking

Als projectleider voer je coördinatie en regie op de archiefbewerking. Je bent niet degene die de bewerking inhoudelijk uitvoert, maar je bent verantwoordelijk voor het structureren en stroomlijnen van het proces, en zorgt dat vernietiging en overbrenging op de juiste wijze verlopen. Je bent de drijvende kracht die beweging brengt wanneer het proces vastloopt.

Kernverantwoordelijkheden

• Structureren en stroomlijnen van het proces van archiefbewerking.
• Zorgen dat te vernietigen stukken daadwerkelijk worden vernietigd of gereedgemaakt voor vernietiging volgens de selectielijst.
• Zorgen dat te bewaren archieven worden overgebracht naar Het Utrechts Archief.
• Optreden als aanjager en oplossen van knelpunten binnen het proces.

Resultaat

Alle te bewaren archieven zijn overgebracht naar Het Utrechts Archief en alle te vernietigen archieven zijn vernietigd of gereed gemaakt voor vernietiging in het jaar zoals voorgeschreven door de selectielijst.

Kenmerken van het werk

• Omvang archief: ca. 2,5 km papieren archief.
• Archief is afgesloten en bevat beschrijvingen op hoofdlijnen (naam, herkomst, omvang, datering, voorgestelde acties).

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider op het terrein van archiefbewerking of records management binnen een overheidsorganisatie
3. Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van een aanbesteding voor archiefbewerking of een daarmee vergelijkbare dienstverlening, waaronder het opstellen of mede opstellen van een programma van eisen en het beoordelen van inschrijvingen
4. Aantoonbare werkervaring met toepasselijke wet- en regelgeving voor archieven, waaronder de Archiefwet en de Archiefregeling

Wensen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal wo master niveau
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider op het terrein van archiefbewerking of records management binnen een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met het begeleiden van trajecten voor vernietiging van archiefbescheiden conform selectielijsten, inclusief voorbereiding, dossiervorming en afstemming met archiefdiensten
• Aantoonbare werkervaring met risicomanagement in projecten binnen een overheidsorganisatie, waaronder het signaleren, beheersen en oplossen van knelpunten in multidisciplinaire trajecten
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met het coördineren van grootschalige bewerkingen van papieren archieven groter dan 1 kilometer

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.