Projectmedewerker Archief

Functieoverzicht

Functietitel: Senior Medewerker DIV (tijdelijke opdracht)

Je werkt projectmatig aan het informatie- en archiefbeheer van de gemeente. Jij zorgt dat het bestaande archief zorgvuldig en volledig wordt overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats. Je voert de opdracht zelfstandig uit en levert de werkzaamheden concreet en doelgericht op.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

• Volledig traject: Verantwoordelijk voor de voorbereiding, bewerking en daadwerkelijke overdracht van archiefstukken, zowel fysiek als digitaal binnen het zaaksysteem JOIN.
• Archiefbewerkingsplan (ABP): Opstellen van een ABP als leidraad voor uitvoering van de werkzaamheden.
• Formele overbrengingsdocumenten: Opstellen van Akte van Overbrenging en Verklaring van Overbrenging.
• Vernietigingsdocumentatie: Opstellen van Proces-Verbaal van Vernietiging voor archiefbescheiden die niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
• Inhoudelijke bewerking: Inhoudelijk bewerken van alle te archiveren dossiers conform geldende archiefwet- en regelgeving.
• Fysieke voorbereiding: Gereedmaken van dossiers voor duurzame opslag (gebruik van geschikte archiefomslagen, inbinden met keperband, etc.).
• Metadata en overdracht: Zorgdragen voor een volledige en correcte beschrijving van alle dossiers in een gestructureerd CSV-bestand ten behoeve van overdracht en toekomstige raadpleegbaarheid.

Profiel

• Ervaring: Ruime ervaring met werken binnen gemeenten en het vakgebied DIV.
• Vereiste kennis: Kennis van het zaaksysteem JOIN is een vereiste.
• Werkwijze: Zelfstandig, planmatig en resultaatgericht kunnen werken.
• Persoonskenmerken: Aanpakker, slagvaardig en communicatief sterk.
• Organisatie van het werk: Je voert de opdracht zelfstandig uit; er is geen directe collega binnen deze rol.

Eisen:

1. De kandidaat heeft Kennis en werkervaring in het bewerken en schonen van analoog archief
2. De kandidaat beschikt over kennis en werkervaring in het organiseren van de overdracht van archieven volgens de Archiefwet en naar een archiefbewaarplaats
3. Uiterlijke startdatum op 8 mei 2026
4. De kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring binnen de Documentaire Informatievoorziening (DIV)-afdeling van een gemeentelijke organisatie
5. De kandidaat werkervaring in projecten, van opzetten, uitvoeren tot nazorg

Wensen:

• Je beschikt over MBO werk- en denkniveau en kunt werkzaamheden planmatig organiseren en prioriteren, zodat taken efficiënt en volgens planning worden uitgevoerd. Daarbij heb je aantoonbare kennis van relevante wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet en de kaders rondom archiefbewaarplaatsen
• Je schakelt effectief met meerdere interne en externe partijen en kunt omgaan met onvoorziene informatie uit fysieke dossiers. Je analyseert de impact hiervan op de interne werkwijze en stemt waar nodig tijdig af om de voortgang en juiste afhandeling van het werk te waarborgen. Hierbij maak je gebruik van je kennis van de geldende gemeentelijke selectielijsten en weet je deze correct toe te passen
• Je kunt je snel inwerken in een organisatie, processen analyseren en concrete verbeteringen voorstellen, bijvoorbeeld door knelpunten te signaleren en oplossingen te implementeren. Gezien de aard van het analoge archief, dat deels dateert vanaf 1900, ben je in staat om de juiste (historische) selectielijsten toe te passen en hier zorgvuldig mee om te gaan binnen het bewerkings- en overbrengingsproces

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.