Projectmedewerker NXT Moerdijk

Functie

Projectmedewerker

Als projectmedewerker ben jij de drijvende kracht achter de dagelijkse ondersteuning van het programmateam (projectleider, programmamanager en communicatiemedewerker). Je zorgt voor een soepele voorbereiding, uitvoering en afronding van projecten en activiteiten, bewaakt voortgang en houdt informatie actueel en toegankelijk. Je brengt structuur en continuïteit in een dynamisch speelveld van interne en externe partners, zodat projecten en events strak georganiseerd lopen en het team zich kan richten op inhoud en ontwikkeling.

Taken en verantwoordelijkheden

Kerntaken

• Strakke organisatie van overleggen en events
• Voortgangsbewaking en actie-opvolging
• Partnercontact en relatiebeheer
• Praktische en administratieve projectondersteuning
• Basis communicatie en zichtbaarheid

Concrete werkzaamheden

• Vergaderingen & verslaglegging: plannen en coördineren van vergaderingen en bijeenkomsten; notuleren van afspraken en besluiten; vastleggen en beheren van verslagen en documenten in Microsoft Teams; bewaken en opvolgen van actiepunten.
• Organisatie van bijeenkomsten & events: organiseren van locaties en faciliteiten; opstellen en versturen van uitnodigingen en reminders; bijhouden van aanmeldingen en deelnemerslijsten; actief nabellen van genodigden; regelen van praktische zaken zoals materialen en naamkaartjes; ontvangen en registreren van deelnemers; verzenden van follow-up mails op basis van input van de projectleider.
• Relatiebeheer & aanmeldingen: beheren van aanmeldingen voor programma’s en activiteiten; bijhouden en actualiseren van partner- en contactlijsten; contact opnemen met nieuwe partners (telefonisch en per mail); doorverwijzen en koppelen van partners aan de juiste contactpersoon binnen het team.
• Samenwerking & proactieve ondersteuning: deelnemen aan overleggen van het team; signaleren van acties en werkzaamheden; proactief oppakken van vervolgacties zoals opstellen van actielijsten en planningen, voorbereiden van interne bijeenkomsten en tours, verwerken van input in presentaties en documenten, opstellen van eerste concepten voor mails en uitnodigingen, inplannen van tijdsblokken en reserveren van ruimtes, ondersteunen bij administratieve en financiële afhandeling.
• Marketing & communicatie: maandelijks ophalen en verwerken van input van partners voor communicatie-uitingen; plaatsen en actualiseren van content op de website; signaleren van communicatiekansen via LinkedIn en partnernetwerken; ondersteunen bij communicatie rondom events; beheren en verrijken van contact- en bedrijvenlijsten; website-informatie actueel houden.

Wat breng je mee?

Competenties

• Sterk organiserend vermogen: planmatig werken, overzicht behouden en structuur aanbrengen
• Communicatieve vaardigheden: helder en professioneel communiceren, mondeling en schriftelijk
• Proactiviteit en initiatief: zelfstandig handelen en zien wat nodig is
• Samenwerkingsgerichtheid: makkelijk bewegen tussen verschillende partijen en verbindend werken
• Analytisch en nauwkeurig: informatie ordenen, verbanden zien en verbetervoorstellen doen
• Probleemoplossend vermogen: oplossingsgericht denken en snel schakelen
• Flexibiliteit en stressbestendigheid: effectief werken bij wisselende prioriteiten
• Digitale vaardigheid: vlot werken met Office 365 of vergelijkbare systemen; ervaring met project- of CRM-software is een pré

Persoonlijke kenmerken

• Energie van samenwerken met verschillende professionals
• Zorgvuldig en verantwoordelijk voor kwaliteit en resultaat
• Toegankelijk, klantgericht en dienstverlenend ingesteld
• Leergierig en snel nieuwe onderwerpen oppakkend
• Intrinsiek gemotiveerd om bij te dragen aan een toekomstgerichte regio

Wat bieden wij

• Ruimte voor jouw creatieve inbreng en het bouwen van een programmastructuur
• Een opdracht in een dynamisch samenwerkingsprogramma
• Flexibele uren en hybride werken
• Veel ruimte voor eigen initiatief en ideeën
• Werken met een betrokken netwerk van professionals

Eisen:

1. Kandidaat heeft minimaal 5 jaar werkervaring als projectmedewerker of heeft minimaal 5 jaar werkervaring opgedaan in een soortgelijke functie/rol
2. Kandidaat heeft minimaal een mbo niveau 4-opleiding afgerond
3. Kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met evenementen organisatie
4. De kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met agendabeheer en notuleren. De kandidaat kan goed organiseren. Deze ervaring moet blijken uit het CV en moet aansluiten bij de taken zoals omschreven in de opdracht

Wensen:

• Kandidaat beschikt over goede communicatieve vaardigheden, werkt proactief en neemt initiatief. Kandidaat ziet wat nodig is en komt zelfstandig in actie

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.