Projectondersteuner

Functie

Je coördineert en plant centraal contractmanagementgesprekken met circa 230 zorgaanbieders. Op basis van een door contractmanagers aangeleverd Excel-overzicht beoordeel je per zorgaanbieder wanneer het gesprek plaatsvindt, welke gespreksvorm passend is (fysiek, via Teams of telefonisch), welke deelnemers moeten aansluiten en hoeveel tijd nodig is.

Verantwoordelijkheden

• Opstellen haalbare planning: maken van een realistische planning voor alle gesprekken.
• Afstemmen beschikbaarheid: coördineren van agenda’s met interne deelnemers en zorgaanbieders.
• Communicatie en uitnodigingen: versturen van uitnodigingen en verwerken van wijzigingen.
• Ondersteuning fysieke afspraken: bezoekers aanmelden en vergaderruimtes reserveren.
• Herinneringen: deelnemers tijdig herinneren zodat voorbereiding en aanwezigheid geborgd zijn.
• Oplossen planningsknelpunten: zelfstandig aanpakken van conflicten en onvoorziene wijzigingen.

Belangrijke aandachtspunten

• Actuele contactgegevens van zorgaanbieders.
• Inzicht in de datum van het laatste gesprek per aanbieder.
• Beschikbare agenda’s en vakanties van deelnemers.
• Duidelijke afspraken over het herplannen van geannuleerde afspraken.

Werkomgeving

De werkzaamheden zijn onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering en vinden plaats binnen de bestaande organisatiestructuur. Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.

Competenties

• Nauwkeurigheid
• Planmatig werken
• Goede afstemming met contractmanagers en zorgaanbieders
• Zelfstandig oplossen van planningsknelpunten

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
2. Aantoonbare werkervaring met MS-Office en Share-point
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner bij een overheidsinstelling

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteuner bij een overheidsinstelling
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring bij een gemeentelijke organisatie op het gebied van gebiedsontwikkeling/openbare ruimte
• Aantoonbare werkervaring met de systemen iBabs en Case

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.