Secretaresse gedeputeerde staten

Functie

Je ondersteunt professioneel de gedeputeerde op secretarieel gebied en zorgt voor een vloeiende en betrouwbare dagelijkse ondersteuning, afgestemd op de ondersteuningsbehoefte van de gedeputeerde (gedeputeerde Leefomgeving).

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

• Beheren van een complex agenda- en planningsproces; actuele en duidelijke planning waarborgen.
• Voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen en bewaken van voortgang van afspraken.
• Optreden als eerste aanspreekpunt; professioneel en vriendelijk communiceren met interne collega’s en externe relaties (telefonisch, per e-mail en overige correspondentie).
• Adviseren over en verzorgen van adequate agendaplanning en het onderhouden van nauw contact met betrokkenen.
• Snel schakelen en zelfstandig beslissingen nemen wanneer nodig.

Samenwerking

Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van de gedeputeerde als onderdeel van een compact ondersteunend team. Met de gedeputeerde maak je afspraken over de gewenste ondersteuning en kwaliteit.

Gevraagde houding en vaardigheden

• Zorgvuldige en representatieve manier van communiceren; je bent het visitekaartje van de gedeputeerde.
• Snel schakelen, zelfstandig werken en beslissingen durven nemen.
• Bereidheid om indien nodig een stapje extra te zetten qua inzet.
• Netwerken: je weet mensen te vinden en bent makkelijk benaderbaar voor contact met de gedeputeerde.

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4 in een secretariële richting
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse op bestuur/directieniveau bij een overheidsorganisatie

Wensen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in een secretariële richting
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als secretaresse op bestuur/directieniveau bij een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met MS-office
• Bereid zijn om minimaal 4 dagen op kantoor aanwezig te zijn

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.