Senior programmabeheerser/programmasecretaris Maatschappelijke Voorzieningen

Functieomschrijving Programmasecretaris

Waddinxveen groeit snel en daarmee neemt de vraag naar maatschappelijke voorzieningen toe. Als programmasecretaris speel je een centrale rol in het Programma maatschappelijke voorzieningen, gericht op het realiseren van onderwijshuisvesting, sportvoorzieningen, kunst- & cultuuraanbod en eerstelijnsgezondheidszorg & welzijnsaanbod.

Wat ga je doen?

Als programmasecretaris zorg je ervoor dat het programma goed functioneert door het beschikbaar stellen en beheren van benodigde middelen zoals geld, personeel en documenten. Je werkt nauw samen met de programmamanager, projectleiders, financieel consulent en andere adviseurs bedrijfsvoering.

• Bewaken en verzorgen van de financiële voortgang van het programma, inclusief programmabegroting, projectbegrotingen, budgetbewaking en forecasts.
• Beheren van de contractadministratie van het programma.
• Betrokken zijn bij de verantwoording over Specifieke Uitkeringen (SPUK’s) van het Rijk en/of provincie.
• Voorbereiden en mede opstellen van Planning & Control-producten zoals jaarrekening, kaderbrief, programmabegroting, bestuursrapportages en andere programmarapportages.
• Afstemmen met programmamanager, projectleiders, beleidsadviseurs en financieel adviseur.
• Bijdragen aan werksessies voor het maken van nieuwe plannen en het opzetten van projecten, bijvoorbeeld door meewerken aan projectopdrachten of memo’s.
• Bewaken en faciliteren van interne programmaprocessen zoals projectmanagementprocessen en voortgangsrapportages.

Eisen:

1. Minimaal hbo-werk- en -denkniveau
2. Affiniteit en ervaring met bedrijfsvoering processen (P&C-cyclus) en inkoopprocessen
3. Je bent resultaatgericht en hebt analytische kwaliteiten
4. Je hebt financieel inzicht en ervaring met begroten en bewaken van budgetten
5. Je bent zelfsturend met een groot verantwoordelijkheidsgevoel en een kei in ketenbeheer:je coördineert, zet acties uit en bewaakt de voortgang
6. Je maakt makkelijk contact, je bent faciliterend en dienstverlenend
7. Je schrijft kort, bondig en to the point
8. Je kunt uitstekend zelfstandig werken
9. Projectmanagement, opzet en werking
10. Concrete kennis en ervaring van financiële beheersing bij het realiseren van maatschappelijke voorzieningen
11. Opzet van een financiële project- en programma administratie
12. Het werken in een gemeentelijke organisatie; je bent goed bekend met gemeentelijke procedures en de gemeentelijke producten van de Planning & Control Cyclus
13. Ervaring met gemeentelijke zaaksystemen

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.