Teamleider Secretariaten/DIV a.i.

Functieomschrijving

Als Teamleider Secretariaten/DIV a.i. geef je leiding aan een team van 20 betrokken professionals binnen de bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning. Je biedt richting en stabiliteit in een periode van ontwikkeling en bent verantwoordelijk voor het beheer en de doorontwikkeling van het team. Je werkt onder verantwoordelijkheid van de clustermanager en zorgt voor het realiseren van bestuurlijke en programmatische doelen met de beschikbare mensen en middelen. Daarnaast borg je een doelmatige, rechtmatige en effectieve inrichting van de administratieve organisatie en interne controle.

Je toetst adviezen en plannen voor bestuur en directie op kaders, integraliteit en samenhang met andere clusters. Je bent de kartrekker van het veranderproces binnen de secretariaten en stimuleert de implementatie van verbeteringen. Voor de DIV bewaak je het toekomstplan, stimuleer je ruimte bij medewerkers en zorg je voor borging en draagvlak bij de doorontwikkeling van de teaminrichting en organisatie.

Jouw verantwoordelijkheden

• Leidinggeven aan het team Secretariaten en DIV (totaal 20 medewerkers).
• Zorgdragen voor beheer en ontwikkeling van het team.
• Realiseren van bestuurlijke en programmatische doelen binnen planning en control.
• Borgen van een doelmatige, rechtmatige en effectieve administratieve organisatie en interne controle.
• Toetsen van adviezen en plannen op kaders, integraliteit en samenhang.
• Leiding geven aan de doorontwikkeling van de secretariaten op basis van een quick-scan en veranderopgave.
• Bewaken en stimuleren van het toekomstplan voor de DIV, inclusief borging en draagvlak.

Wat breng je mee?

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Affiniteit of ervaring met ondersteunende gemeentelijke diensten, waaronder secretariaatswerkzaamheden voor management en bestuur, en werkzaamheden op het gebied van archivering en documentatie.
• Sterke communicatieve vaardigheden: helder en overtuigend communiceren op alle niveaus, goed kunnen luisteren en feedback geven.
• Je bent van nature een verbinder.
• Ervaring met (coachend) leidinggeven en het motiveren van medewerkers.
• Ervaring met veranderprocessen en het begeleiden van teams in een dynamische omgeving is een pré.
• Doorpakmentaliteit.

Overige informatie

Voor deze tijdelijke functie is een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.

Eisen:

1. Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als teamleider in de afgelopen 10 jaar. Aantoonbare ervaring met verander- of verbetertrajecten binnen administratieve/dienstverlenende teams. Geef minimaal 1 voorbeeld met het c.v
2. Continuïteit en beschikbaarheid - Beschikbaarheid gegarandeerd voor een periode van minimaal 1 jaar
3. Privacy wet en regelgeving - Kandidaat heeft aantoonbare kennis van: de Archiefwet, AVG, basisprincipes van informatiebeheer (zoals DUTO, zaakgericht werken)

Wensen:

• Werkervaring aansturen teams - De Inschrijver dient aan te tonen dat de aangeboden kandidaat beschikt over: Ervaring met het direct aansturen van teams van ten minste tien (10) medewerkers
• Werkervaring overheid - Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan 2 jaar ervaring binnen een gemeentelijke, provinciale of andere overheidsorganisatie
• Beschrijf uw ervaring met digitale systemen en verandertrajecten binnen DIV of secretariaten. (Ervaring met DMS /RMA/ zaaksystemen, Rol in implementatie of optimalisatie, Samenwerking met ICT en bestuur
• De kandidaat is vanaf de startdatum voor minimaal 32 uur per week inzetbaar. Geef de inzetbaarheid aan met het c.v
• Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria. Tijdens het interview toetsen we op werkervaring, kennis en de competenties

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.