Vertrouwenspersoon

Functie: Vertrouwenspersoon

Als vertrouwenspersoon ben je het eerste aanspreekpunt voor medewerkers bij integriteitsschendingen, ongewenste omgangsvormen en psychologische onveiligheid. Je begeleidt melders professioneel, informeert helder over mogelijke vervolgstappen en ondersteunt bij het kiezen van een handelingsrichting. Je treedt niet op als mediator, leidinggevende of klachtenfunctionaris, tenzij daar expliciet andere afspraken over zijn gemaakt.

Taken en verantwoordelijkheden

• Begeleiden van meldingen over ongewenste omgangsvormen (zoals pesten, discriminatie, agressie, seksuele intimidatie) en integriteitsvraagstukken of vermoedens van misstanden.
• Adviseren over mogelijke vervolgstappen en handelingsrichtingen.
• Verwijzen naar passende interne of externe hulpbronnen (juridische ondersteuning, HR, bedrijfsmaatschappelijk werk, klachtencommissie).
• Rapporteren op geanonimiseerde wijze over aard, frequentie en thema’s van meldingen, conclusies op hoofdlijnen en aanbevelingen ter bevordering van sociale veiligheid; deze rapportage bespreek je mondeling met de opdrachtgever en de ondernemingsraad.

Werkwijze en beschikbaarheid

• Bereikbaarheid: op werkdagen telefonisch bereikbaar tussen 08:00 en 17:00.
• Reactietijd: na een eerste melding binnen 24 uur contact met de melder.
• Verzoeken tot contact (via casemanager, HR of melder): binnen twee werkdagen contact opnemen voor vervolg.
• Evaluatie: de dienst wordt ten minste elke zes maanden geëvalueerd.
• Overleg ondernemingsraad: minimaal twee keer per jaar in gesprek met de ondernemingsraad; uitkomsten dienen als basis voor kwaliteitsverbetering en samenwerking.
• Annulering: consulten kunnen tot 24 uur van tevoren kosteloos geannuleerd worden.

Registratie en rapportage

• Registratie van consulten, contactmomenten, adviezen en voortgangsacties in een logboek of digitale dossiermodule, conform privacywetgeving en AVG-eisen.
• Jaarlijkse rapportage (geanonimiseerd) over meldingen, thema’s, conclusies en aanbevelingen, met mondelinge bespreking met opdrachtgever en ondernemingsraad.

Privacy en informatiebeheer

• Werken conform AVG en UAVG.
• Beveiliging: uitwisseling, verwerking en opslag van persoonsgegevens op versleutelde wijze; toegang via versleutelde verbindingen en 2-factor authenticatie waar nodig.
• Aantoonbare waarborging van privacy door middel van certificering ten aanzien van (bijzondere) persoonsgegevens.
• Beleid voor naleving van beroepscodes en geheimhoudingsplicht voor alle betrokken personen en eventuele derden/verwerkers.
• Datalekbeleid en verantwoordelijkheden rondom back-up en recovery conform de eisen uit de BIO.

Vervanging en kennismaking

• Vaste vervanger moet worden aangesteld en voldoen aan de vereisten van dit profiel.
• Vervanging vindt plaats na intake, kennismaking en akkoord van de opdrachtgever.
• Inwerken: de vertrouwenspersoon is in staat zich binnen drie maanden de organisatiestructuur, functies en cultuur eigen te maken. De opdrachtgever verstrekt daartoe de benodigde gegevens na definitieve benoeming.

Vereiste kennis

• Actuele kennis van relevante wet- en regelgeving, waaronder de Arbowet, de Wet bescherming klokkenluiders en de AVG.
• Aantoonbare kennis en toepassing van privacybescherming en beveiligingsmaatregelen.
• Naleving van beroepscodes en geheimhoudingsplicht.

Eisen:

1. 1. Aantoonbaar gecertificeerd conform Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersoon (LVV) of vergelijkbaar, indien vergelijkbaar is dit toegelicht met concrete onderbouwing
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als vertrouwenspersoon bij een overheidsinstelling, hiervan is 1 referentie gedeeld op het CV
3. De inschrijver beschikt over een vaste vervanger waar een beroep op kan worden gedaan bij lange afwezigheid van de vertrouwenspersoon door bijvoorbeeld vakantie of ziekte. De vervanger voldoet aan de vereisten die opgenomen zijn in dit profiel
4. InschrijverVoldoet aan de vereisten die zijn opgenomen onder het kopje ‘privacy en informatiebeheer’ en heeft dit toegelicht in het CV

Wensen:

• 5. Aantoonbare werkervaring als vertrouwenspersoon bij een gemeente
• Aantoonbare werkervaring met ongewenste omgangsvormen en integriteit
• Inschrijver is bereikbaar op werkdagen 08:00–17:00 én garantie eerste contact binnen 24 uur, dit is expliciet toegelicht in het CV
• Aantoonbare werkervaring ervaring met jaarrapportages sociale veiligheid

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.